Factura electrónica autónomos cuándo es obligatoria, aparte del calendario de Verifactu

La factura electrónica autónomos cuándo es obligatoria no se responde con “cuando llegue Verifactu”. Son dos obligaciones. La factura electrónica entre empresarios y profesionales sale de la ley Crea y Crece y del reglamento que la desarrolla. Verifactu sale de otro real decreto y de otro anuncio. Mezclarlos en un solo “en 2027 hay que cambiar de programa” es como mezclar el IVA con la cuota de autónomos porque los dos se pagan a Hacienda.

Si facturas como autónomo a empresas y a otros profesionales, el calendario que te toca mirar es el de Factura electrónica. Allí están las dos fechas, con el componente que las lee de la ficha, no con una frase escrita aquí que se quede vieja. El relato de Verifactu para quien no es sociedad está en Verifactu para autónomos. El producto, en Autónomos.

En qué grupo caes

El primer grupo es quien supera 8 millones de euros de volumen. Ser autónomo no te mete ni te saca: te mete la cifra. Si no llegas, estás en el segundo grupo, el del resto. La fecha de cada grupo se lee en la página general. No la repito en este texto para no dejar un mes y un año sueltos que el control de la web rechazaría, y que además se desactualizarían solos.

Hay un tercer hito, el de comunicar el estado de la factura cuando quien emite es una persona física. La sede de la Agencia Tributaria lo publica en su calendario. No lo copio aquí porque esa fecha no está en la ficha de la que salen el resto de fechas de esta web. Si la necesitás cerrada, está en la fuente, no en un párrafo mío.

Qué tienes que poder emitir

Un fichero estructurado, no un PDF al que llamas factura porque se abre. Durante los primeros doce meses, el grupo grande tiene que acompañar el formato estructurado con un PDF que una persona pueda leer. El PDF no ocupa el lugar del formato. Si tu herramienta solo sabe sacar el PDF, no estás cumpliendo por enviarlo pronto: estás enviando el documento de lectura y te falta el otro.

La factura de siempre, con base 1.200, IVA 252, retención 180 y total 1.272, sigue teniendo esos números dentro del formato. El formato no cambia la base. Cambia el modo en que el cliente, que también es empresario o profesional, la recibe y la puede tratar.

Qué no cambia por ser autónomo

El número sigue siendo correlativo. La rectificativa sigue siendo otra factura, no un borrado. La proforma sigue sin declararse. El cliente particular de un trabajo pequeño puede seguir en factura simplificada cuando el reglamento lo permite, y eso no es “estar exento de la factura electrónica B2B”: es otro destinatario.

Si además llevas la factura en un programa, el alta y la serie viven en Facturación. Esta página no anuncia que ese programa ya produzca el formato estructurado. Anunciar una función que no está cerrada sería peor que llegar tarde al calendario.

Un autónomo, dos calendarios, una factura

La misma 014, base 1.200, IVA 252, retención 180, total 1.272, puede tener que mirarse dos veces. Una, para el sistema con el que emites, que es el relato de Verifactu y que mientras el anuncio no esté en el BOE se cuenta con la frase de esa página, no con una fecha copiada aquí. Otra, para el formato en que la recibe la empresa cliente, que es esta obligación y que depende de si estás en el grupo de más de 8 millones o en el resto. Casi ningún autónomo está en el de 8 millones. Estar en el resto no significa “no me toca”. Significa “me toca en la segunda fecha”, la que se lee en la página general.

Si tu cliente es un particular, esta obligación de factura entre empresarios no se dispara por ese trabajo. La factura puede seguir siendo completa o simplificada según el caso, y Verifactu, si llega a obligarte, no pregunta si el cliente era particular para dejarte fuera por eso. Otra vez: dos preguntas, dos páginas. Quien te diga que con un PDF al particular ya has cumplido las dos, está contestando una tercera pregunta que nadie hizo.

Qué puedes hacer mientras las fechas no son mañana

Seguir numerando sin huecos. Seguir separando base, tipo y cuota. No llamar factura electrónica a un PDF. No comprar un sello que prometa las dos obligaciones en un cuadrado. Cuando el formato estructurado sea exigible para tu grupo, el PDF de lectura, en el primer tramo de doce meses del grupo grande, acompaña y no sustituye. Si tú no estás en ese grupo, no copies ese acompañamiento como si fuera tu obligación de hoy. Lees tu fila. La fila está en la otra página, con la fecha sacada de la ficha, que es el único sitio donde esta web se permite escribirla.

Cómo no liarte con Verifactu

Verifactu habla del sistema de emisión y de la remisión o de la conservación según el caso. La factura electrónica B2B habla del formato entre quien emite y quien recibe, cuando los dos son empresarios o profesionales. Puedes tener que mirar las dos y no por eso son la misma fecha. Lee cada página en su sitio. Si alguien te vende “un QR y ya cumples las dos”, te está vendiendo un cuadrado.