Programa de facturación con IVA e IRPF automático, y el PDF sale con tu logo

Un programa de facturación con IVA e IRPF automático hace la resta que en una hoja se te olvida a las ocho de la tarde. Escribes la base y los tipos. La cuota de IVA, la retención y el total salen de ahí. En Estudio Mar, diseño de identidad, la base es 1.200 €. El 21 % son 252 €. El 15 % de IRPF son 180 € que el cliente ingresa y tú no cobras. A cobrar: 1.272 €. Si el programa te enseña 1.452 €, está sumando la retención. No lo envíes.

El 7 % no aparece por ser «pequeño». Aparece si estás en el año de alta o en los dos siguientes, no ejerciste esa actividad profesional el año anterior, y se lo has dicho por escrito a quien paga. Si falta el escrito, la factura lleva 15 %. La guía del tipo está en Retención de IRPF. La cuenta, si quieres verla antes, en Calculadora de IRPF.

El PDF que sale, y el correo que lo lleva

Personalizar facturas con tu logo significa que el cliente ve tu nombre, tu marca y tu serie, no una plantilla genérica con el logo en un rincón ilegible. El número sigue al anterior. Si la 013 se anuló, no se reutiliza para la 014: la 014 es otra, y la anulación es una rectificativa. Cómo se hace está en Hacer una factura y, si ya enviaste una mal, en Factura rectificativa.

Puedes enviar facturas por email automáticamente en cuanto la factura queda emitida. El adjunto es el PDF de esa numeración, no uno retocado después. Si más tarde corriges un acento, no sustituyas el archivo en silencio: el que el cliente tiene es el documento, y la corrección es otra factura.

Lo que no es la factura, y vive al lado

Puedes gestionar albaranes y proformas sin meterlos en la serie fiscal. Un albarán acredita una entrega. Una proforma parece una factura y no lo es: no se declara y no ocupa un número de la serie. Si los mezclas con la 014, el trimestre cuenta un documento que no era una factura. El presupuesto, que tampoco es factura hasta que se acepta, pasa a factura sin copiar las líneas en Presupuestos.

La app de facturación para móvil te deja mirar si la 014 está cobrada cuando no estás delante del ordenador. No es una segunda serie. Si creas la factura en el móvil, el número es el siguiente de la misma lista. Duplicar el 014 porque «en el móvil no se veía» es el fallo que esta pieza evita.

Si el mismo cliente te paga lo mismo cada mes, no rehagas la factura a mano: Facturas recurrentes la preparan con la serie y el IVA ya puestos. La prueba de 14 días, sin tarjeta, está en Precios. La hoja, si todavía quieres practicar la resta, en Plantilla de factura.

Nada de esto es una declaración de que el sistema ya cumple la norma nueva. Estamos preparando Numabia para Verifactu. La fecha que puedes citar, con el BOE y el anuncio separados, está en Verifactu.

Una factura, de la base al correo

Pones el cliente Estudio Mar, el concepto y 1.200 € de base. Eliges 21 % y 15 %. Antes de enviar ves cuatro cifras, no una: base 1.200 €, IVA 252 €, retención 180 €, total 1.272 €. Si el cliente es un particular y quitas la retención, el total pasa a 1.452 € en el mismo sitio, sin que tengas que rehacer la cuota del IVA a mano. Luego sale el PDF con tu logo y el número siguiente. El correo lleva ese PDF, no uno que exportaste ayer y retocaste en un visor.

Si la factura lleva dos líneas, cada una con su tipo, no se hace una media. Diseño 1.000 € al 21 % son 210 € de cuota. Un material de 44 € al 10 % son 4,40 €. El total de IVA es 214,40 €, y la retención, si procede, solo sobre la base profesional. Ver las dos cuotas por separado es lo que luego cuadra con el trimestre. Una sola línea «IVA incluido» es lo que no cuadra. El código de la factura, el día que el programa lo genere, no se pega encima: está explicado en Código QR.