Programa de facturas recurrentes para la cuota que se repite cada mes

Un programa de facturas recurrentes sirve cuando el trabajo es el mismo y el mes cambia. Una cuota de mantenimiento, un retainer de diseño, un alquiler de un servicio. Programar facturas automáticas deja preparada la siguiente con el cliente, el concepto, la base y el tipo. Tú confirmas, o sale en la fecha que marcaste. El número es el siguiente de la serie, no el del mes pasado con otro PDF.

Estudio Mar cobra 1.200 € de base cada mes por el mismo acompañamiento. IVA al 21 %, 252 €. Si hay retención del 15 %, 180 €. A cobrar, 1.272 €, doce veces. La tentación es duplicar el PDF y cambiar la fecha. Eso reutiliza un número o, peor, manda dos veces el mismo. La recurrente no duplica el archivo: emite otra factura, con otro número, y el total calculado otra vez por si la base ha cambiado.

Qué tienes que revisar igual

El concepto, si el mes trae un trabajo extra. No lo metas en la cuota en silencio: es otra línea, y el cliente tiene que verla. La retención, si el cliente ya no es empresario o si el 7 % se te acabó. El programa no adivina que se cumplieron los dos años. Lo cambias tú en la siguiente emisión. La ya enviada, si salió mal, se rectifica. No se abre y se guarda encima.

El vencimiento viaja con la factura. Si el cliente paga el día 5 y la cuota sale el día 1, el recordatorio de después no debería dispararse el día 6 si ya cobraste. El pendiente se mira en Cobros. La factura en sí, con logo y correo, en Facturación.

Para quién no hace falta complicarlo

Si facturas proyectos distintos cada vez, la recurrente estorba. Emites una a una. Si facturas la misma cuota a un autónomo o a una SL pequeña, ahorra el copiar y pegar. El encaje del autónomo está en Autónomos. La prueba, sin permanencia y sin tarjeta, en Precios.

Esto no adelanta Verifactu. Cada factura de la serie, recurrente o no, tendrá que dejar el rastro que la norma pida cuando toque. Estamos preparando Numabia para Verifactu. Hoy, la recurrente solo promete una cosa: el número nuevo y la cuenta hecha, doce meses seguidos, sin un PDF reutilizado.

Doce meses de la misma cuota, doce números

Enero es la 014: base 1.200 €, IVA 252 €, retención 180 €, a cobrar 1.272 €. Febrero no es la 014 con otra fecha. Es la 015, con la misma cuenta si nada cambió. Marzo, la 016. Si en abril el retainer sube a 1.500 € de base, la 017 lleva IVA 315 € y retención 225 €, a cobrar 1.590 €. Las anteriores no se reescriben para «unificar». El cliente tiene cuatro PDF y cuatro números. El banco, cuatro cobros.

Si en agosto paras porque el cliente está de vacaciones y no hay servicio, no emites la 020 «para no perder el número» ni te saltas al 021 dejando un hueco mudo. No emites. El siguiente mes, el siguiente número es el que toque después del último emitido. Un hueco porque no hubo trabajo se explica. Un hueco porque borraste una recurrente que salió sola se explica peor.

El vencimiento puede ser siempre el día 5. El recordatorio de después no debe salir el día 6 si el día 5 ya cobraste. Márcala. La recurrente prepara la factura. No adivina el banco. Si un mes el cliente discute el concepto, paras esa emisión, no las doce. Y si el 7 % se te acaba en junio, julio ya lleva 15 %: sobre 1.200 €, la retención pasa de 84 € a 180 € y a cobrar baja de 1.368 € a 1.272 €. El programa no cuenta los años de tu alta. Lo cambias tú en la cuota de julio.