Retención IRPF en factura 7 % o 15 %: lo que cobras y lo que ingresa tu cliente

La retención IRPF en factura 7 % o 15 % decide cuánto entra en el banco, no cuánto has facturado. Sobre una base de 1.200 €, el 15 % son 180 € que no cobras: los ingresa tu cliente. El 7 % son 84 €. La diferencia, en una sola factura, es 96 €. En un año de bases así, es un mes. Por eso el tipo no se elige por lo que «queda más cómodo».

El IVA no interviene en esa cuenta. El 21 % de 1.200 € son 252 €, se suman, y el cliente te los paga. A cobrar con el 15 %: 1.200 + 252 − 180 = 1.272 €. A cobrar con el 7 %: 1.200 + 252 − 84 = 1.368 €. Quien resta la retención del IVA, o quien la suma, manda un total que no existe. La Calculadora de IRPF hace las dos cosas en la misma caja, con la base que tú escribas. Si la dejas vacía, no inventa un cero.

Quién practica la retención

La practicas tú en la factura, y la ingresa quien te paga, cuando la actividad es profesional y el pagador es empresario o profesional. Un particular, en general, no retiene. Una SL que te contrata el diseño, sí. Si dudas, no pongas el 15 % «por si acaso» a un particular: le estás pidiendo que ingrese un dinero que no le toca, y a ti te baja el cobro sin motivo.

El modelo donde ese cliente declara lo retenido es el suyo. El tuyo, el trimestre, mira lo que has cobrado y lo que te han retenido para el pago fraccionado, no para volver a ingresar los 180 €. Ingresarlos tú otra vez es pagar dos veces el mismo IRPF. Los días del 111 y del 130 no son el mismo: el calendario los separa, y está en Calendario fiscal.

El 15 %, que es el general

El 15 % es el tipo general en actividades profesionales. Estudio Mar, si ya no está en el periodo de inicio, factura 1.200 € y escribe 180 € de retención. El cliente paga 1.272 € e ingresa 180 €. En la renta de Estudio Mar, esos 180 € no se han perdido: están retenidos a cuenta. Mirar solo el banco y decir «he ganado 1.020 €» olvida el IVA que no es renta y olvida la retención que sí es un pago a cuenta. Son tres cifras. Hacen falta las tres.

Si a mitad de año dejas de estar en el 7 %, la siguiente factura lleva 15 %. La anterior no se reescribe. Si una salió al 7 % cuando ya no tocaba, se rectifica. No se «compensa» bajando la siguiente a ojo. La rectificativa tiene su número y está en Factura rectificativa.

El 7 %, y lo que no es

El 7 % cabe en el año en que te das de alta y en los dos siguientes, si el año anterior no ejerciste esa actividad profesional, y si se lo comunicas por escrito a quien te paga. Las tres condiciones van juntas. El alta de este año no basta si el año pasado ya facturaste lo mismo. El escrito no se sustituye por una línea en la factura que diga «aplico el 7 %». Si el pagador no tiene la comunicación, te va a retener el 15 %, y tendrá razón.

La primera factura es donde más se equivoca esto, porque todo es nuevo y el 7 % parece un derecho automático. No lo es. El relato de esa primera, con la serie y el escrito, está en Primera factura. Cuando acaben los dos años siguientes al de alta, la factura vuelve al 15 % sola, en el sentido de que ya no puedes elegir. El programa no te avisa del calendario de tu alta si tú no lo has apuntado. Apúntalo.

Un 7 % «porque facturo poco» no existe. Facturar poco no cambia el tipo. Cambia lo mucho que se nota un tipo mal puesto, porque no hay otras facturas que disimulen los 96 €.

Lo que cobras de verdad

Con base 1.200 € e IVA 252 €:

Tipo	Retención	A cobrar	Lo ingresa el cliente
15 %	180 €	1.272 €	180 €
7 %	84 €	1.368 €	84 €
0 %, si no procede	0 €	1.452 €	0 €

El líquido de la base, sin mirar el IVA, es 1.020 € al 15 % y 1.116 € al 7 %. El IVA no es tuyo para gastártelo como renta: lo repercutiste y lo declararás en el trimestre, menos el que soportes. Mezclar «a cobrar» con «me queda» es el error que deja a alguien sin dinero para el 303. La factura con los dos impuestos en el mismo relato está en Factura con IVA e IRPF.

Cómo escribirla para que no te la devuelvan

Tipo e importe, no solo el porcentaje. «IRPF 15 %: 180 €» se entiende. «Retención incluida» no. Base clara, porque el 15 % de una base mal calculada es una retención mal calculada, y el cliente lo verá. Si hay dos líneas y solo una es profesional, no apliques el 15 % al material. Si las dos lo son, la base de la retención es la suma de las bases, no el total con IVA.

La plantilla con la fila ya hecha está en Plantilla de factura. Si no quieres mantener el porcentaje a mano, Facturación calcula la cuota al emitir. El 7 % lo sigues eligiendo tú: el programa no puede saber si mandaste el escrito.

Estamos preparando Numabia para Verifactu. La retención no forma parte de ese anuncio. Un 15 % bien puesto no deja el sistema «listo», y un sistema futuro no te va a elegir el tipo. El tipo lo eliges con las tres condiciones delante, o pones el 15 % y duermes.

Un trimestre con tres facturas, para ver el banco

Enero. Factura a una SL, base 1.200 €, IVA 252 €, retención 15 % (180 €), a cobrar 1.272 €. Febrero. Otra SL, base 800 €, IVA 168 €, retención 120 €, a cobrar 848 €. Marzo. Un particular, base 500 €, IVA 105 €, sin retención, a cobrar 605 €. En el banco, si todos pagan, entran 1.272 + 848 + 605 = 2.725 €. Las bases suman 2.500 €. El IVA repercutido suma 525 €. Las retenciones que te han practicado suman 300 €. Ninguna de esas cifras es «lo que has ganado», y las cuatro hacen falta.

Si miras solo el banco, te faltan 300 € que no se han perdido: los tiene Hacienda a cuenta tuya, ingresados por las dos SL. El particular no ingresó nada porque no le correspondía. Si en marzo le pusiste un 15 % por costumbre, le pediste 75 € de retención sobre 500 € y cobraste 530 € en vez de 605 €. Él no va a ingresar esos 75 €. Tú te los has descontado solo. La factura está mal y hay que rectificarla, no «dejarlo para la renta».

El IVA de 525 € no está en el banco como renta disponible. Está dentro de los 2.725 €, mezclado. Si te lo gastas, el trimestre no tiene con qué pagarse. Separar la cuota en la factura es lo que te permite apartarla. Una factura con un solo total te lo impide, aunque el total sea correcto.

El escrito del 7 %, dicho en concreto

No es un mensaje de «soy nuevo, ponme el 7». Dice quién eres, tu NIF, que te das de alta o que estás en los dos años siguientes, que el año anterior no ejerciste esa actividad profesional, y que le pides que aplique el 7 % en las facturas que te pague. Lo guardas. Se lo mandas antes de la factura, no en el pie de la factura como única prueba. Si se lo mandas el mismo día, que quede constancia de que lo recibió.

Sin ese papel, aunque matemáticamente el 7 % de 1.200 € sean 84 € y a cobrar 1.368 €, el cliente empresarial te va a pagar 1.272 € y a ingresar 180 €. Tu PDF y su ingreso no casan. Hacienda ve 180 €. Tú declaras 84 €. El desfase es tuyo. Por eso, si dudas, la primera factura sale al 15 %. Subir luego no se puede «porque me conviene»: o te correspondía y lo documentas, o no te correspondía. Bajar de 15 % a 7 % a mitad de una factura ya enviada es una rectificativa, con otro número, no un segundo PDF del 014.

Cuando se acaban el año de alta y los dos siguientes, la factura de enero ya no lleva 7 % aunque el cliente se haya acostumbrado. Avísale en diciembre. Si no, pagará de más respecto a tu PDF nuevo, o se quejará de que «has subido el precio» cuando solo has cambiado una retención que nunca fue un descuento comercial. El 7 % no es un descuento. Es un tipo. El cliente no se ahorra nada: ingresa menos ahora y el rendimiento se liquida igual en la renta, con menos pago a cuenta. Explicarlo así evita la negociación absurda de «déjame el 7 que soy buen cliente».

Líneas que no llevan retención, al lado de líneas que sí

Un trabajo de diseño, base 1.000 €, con retención. Un gasto repercutido de material, base 44 €, al 10 % de IVA, que no es tu actividad profesional. No apliques el 15 % a los 44 €. La retención sale de 1.000 €: 150 €. El IVA del diseño son 210 €. El IVA del material son 4,40 €. A cobrar: 1.000 + 210 + 44 + 4,40 − 150 = 1.108,40 €. Si retienes también sobre el material, le quitas 6,60 € que no tocaban y el proveedor, si lo hay, no tiene nada que ver con tu IRPF.

Escribe las bases por separado precisamente para poder hacer esta resta sin una calculadora heroica. La caja del IRPF, si le metes 1.044 €, te mentirá, porque no todas las bases son iguales. Métele 1.000 €. El material va en la del IVA. Juntarlas «para ir más rápido» es el origen de la factura que el gestor te devuelve en abril con una nota que no quieres leer. Y si el material lo cobras con IVA incluido y lo pasas tal cual, primero divide. 48,40 € al 10 % incluido son 44 € de base. Ya está usado en el ejemplo. No lo vuelvas a restar como si el 10 % se pudiera quitar por sustracción.

Lo que el cliente pregunta cuando ve 1.272 €

«¿No eran 1.200?» Eran 1.200 de base. «¿No eran 1.452?» Eso sería sin retención. «¿Por qué me descuentas?» No le descuentas: él ingresa 180 € en tu nombre y por eso te transfiere menos. Si se lo dices con las tres cifras, paga. Si se lo dices con un «es lo normal», pide el desglose y pierdes una semana. La factura ya debería llevar el desglose. El correo solo lo señala.

Cuando hayas mandado veinte facturas al 15 %, el gesto es el mismo. No se abrevia. La veintiuna, si es un particular, lleva cero, y el total sube. Quien copia la anterior y deja el 15 % puesto le está haciendo una retención a quien no la practica. Se nota en el cobro, 180 € de menos sobre 1.200 €, y se nota más cuando el particular te dice que no piensa ingresar nada porque no sabe ni qué es el 111. Tiene razón. Rectificas. No insistes.

Y si eres tú quien pregunta si «compensa» el 7 %, la respuesta no es el banco de este mes. Este mes cobras 96 € más sobre 1.200 €. En la renta, el pago a cuenta es menor. No es un ahorro. Es un calendario distinto, y solo si las tres condiciones se cumplen. Si no se cumplen, el 15 % es el tipo, la transferencia es 1.272 €, y la discusión se acaba antes de empezar. La calculadora te lo pone en grande para que no lo negocies con el cliente como si fuera un descuento comercial. No lo es. Es su ingreso a Hacienda y tu factura, escritos por separado para que ninguno de los dos tenga que adivinar. El archivo con las líneas ya separadas está en Plantilla con IRPF. Si el que retiene eres tú, el ingreso de esa retención está en Modelo 111.