Cómo hacer una factura con IVA e IRPF y no confundir lo que cobras con lo que ganas

Cómo hacer una factura con IVA e IRPF es aceptar que hay tres importes y ninguno sobra. La base es el precio del trabajo. El IVA es la cuota que repercutiste y que, en general, no es tu dinero. La retención es IRPF que no entra en tu cuenta porque lo ingresa quien te paga. El total a cobrar junta las tres con una resta. Si te saltas una, el cliente paga mal y tú lo descubres cuando el trimestre no cuadra.

Ejemplo de factura con IVA e IRPF

Este ejemplo de factura con IVA e IRPF es el de Estudio Mar, factura 2026-014, concepto diseño de identidad.

La base son 1.200 €. El IVA al 21 % son 252 €. La retención al 15 % son 180 €. A cobrar: 1.200 + 252 − 180 = 1.272 €. El cliente te transfiere 1.272 € e ingresa 180 € a Hacienda. Tú no has ganado 1.272 €. Has repercutido 252 € de IVA, te han retenido 180 € y la base del trabajo son 1.200 €. El banco solo enseña 1.272 €. Por eso la factura tiene que enseñar el resto.

Si el tipo reducido del 7 % te corresponde —año de alta o los dos siguientes, sin haber ejercido la actividad el año anterior, y con el escrito al pagador—, la retención son 84 € y a cobrar son 1.368 €. El IVA no se mueve: siguen siendo 252 €. El criterio del 7 % no se resume en «soy nuevo». Está en Retención de IRPF.

Si no hay retención, a cobrar son 1.452 €. Escribir 1.272 € igual «porque siempre lleva IRPF» le quita 180 € a un particular que no tenía que ingresarlos.

La base, cuando el cliente te dio el total

Un precio cerrado de 1.000 € «con IVA» al 21 % no tiene una base de 790 €. Restar el 21 % es el error. Se divide entre 1,21: base 826,45 €, IVA 173,55 €. Si además hay un 15 % de retención, se calcula sobre 826,45 €, no sobre 1.000 €. La retención son 123,97 €. A cobrar: 826,45 + 173,55 − 123,97 = 876,03 €. El cliente dijo 1.000 € y tú no cobras 1.000 €, porque la retención no estaba en su frase. Dilo antes de emitir, no cuando la transferencia venga corta.

Esa división está hecha en la Calculadora de IVA. La retención, en la Calculadora de IRPF. Usar una sola caja para las dos operaciones es como se llega a restar el IRPF del IVA.

Lo que declaras, que no es lo que cobras

El IVA repercutido de esta factura entra en el trimestre, y se compensa con el que soportes. No es renta. La retención no la vuelves a ingresar tú: ya la ingresó el cliente, y en la renta te sirve de pago a cuenta. El pago fraccionado mira tu rendimiento, no «el dinero del banco». Confundir 1.272 € con la base del 130 es pagar de más o de menos, y las dos cosas se arreglan mal en abril.

Los días no están en la factura. Están en el Calendario fiscal. El cuarto trimestre no cierra el mismo día que las retenciones. Llegar el día 20 con el IVA del cuarto es llegar pronto a un modelo y tarde, a lo mejor, al otro. Son fechas distintas dentro del mismo mes.

Cómo se escribe para que el cliente no recalcule

Una línea de base. Una de IVA, con tipo y cuota. Una de IRPF, con tipo y cuota. Un total. En la plantilla, esa fila ya está: Plantilla de factura. Si cambias la base en Excel, la cuota cambia. Si la cambias en el PDF, la cambias tú, las tres cifras. No dejes 252 € escritos cuando la base ya no es 1.200 €.

El orden de los campos que no son la cuenta —número, NIF, concepto— está en Hacer una factura. Una resta perfecta con el NIF mal sigue siendo una factura que te devuelven. Y una factura bien hecha que luego retocas en el PDF, con el mismo número, deja de estar bien hecha. Si el tipo estaba mal, se rectifica. No se pinta encima.

El programa que calcula las dos cuotas al emitir está en Facturación. No elige el 7 % por ti. Tú le dices el tipo, y él no suma la retención al total. Esa es la única magia, y no es poca cuando llevas diez facturas y una se te va al revés.

Tres totales que la gente manda, y solo uno vale

Con base 1.200 €, IVA 21 % y retención 15 %, el total correcto es 1.272 €. El total de quien suma la retención es 1.632 €. El total de quien resta la retención y se olvida el IVA es 1.020 €. El total de quien hace el 15 % sobre la base más el IVA es otra cifra todavía, 180 € mal calculados, y el cliente que tiene asesor se da cuenta. Manda 1.272 €. Si te pagan 1.632 €, devuelve la diferencia o rectifica: no es un extra, es un error que el trimestre va a repetir. Si te pagan 1.020 €, faltan 252 € y no está cobrada.

Con el 7 % documentado, el correcto es 1.368 €. Quien se deja el 15 % por costumbre cobra 96 € de menos y obliga al cliente a ingresar de más. No es un detalle. En una factura de 4.000 € de base, el 15 % son 600 € y el 7 % son 280 €. La diferencia son 320 € en un solo documento. Por eso el tipo se decide antes de abrir la plantilla, no mientras se exporta el PDF.

Si el precio era 1.452 € «todo incluido» y no había retención, la base es 1.200 € y ya hemos llegado al mismo ejemplo por el otro lado. Si el precio era 1.452 € «todo incluido» y sí hay retención del 15 %, ese «todo» casi nunca incluía el IRPF. La base sigue saliendo de dividir el IVA, y la retención se resta después. Cobrarás menos de 1.452 €. Dilo en el presupuesto, cuando todavía se puede hablar, y no en el cuarto correo de cobro. La factura solo ejecuta lo que el precio quería decir. Si el precio era ambiguo, la factura hereda la pelea. Para despejar la base a partir de lo que quieres ingresar, Cuánto facturar.