Cómo hacer una factura de autónomo por primera vez, sin reutilizar un número que todavía no existe

Cómo hacer una factura de autónomo por primera vez es elegir una serie y no romperla en la segunda. No tienes histórico que heredar, y eso es una ventaja: el 001 puede salir bien. También es un riesgo, porque no hay una factura anterior con la que comparar el total. Usa un caso conocido. Base 1.200 €. IVA al 21 %, 252 €. Si hay retención del 15 %, 180 €. A cobrar, 1.272 €. Si el programa o la hoja te dan otro total, para. No es tu primera factura: es tu primer error, y conviene que no salga de casa.

El paso a paso de los campos, cuando ya no es «la primera» sino «la de esta semana», está en Hacer una factura. Esta página se queda en lo que solo pasa al empezar.

La serie, el día uno

Abre una serie y anota la regla en un sitio que vayas a encontrar. Año y correlativo alcanzan. No reserves el 001 para «cuando tenga el logo». El logo llega después. El número, si lo saltas, deja un hueco que dentro de un año no sabrás explicar. No hagas una factura de prueba con un número real y luego la borres. Si practicas, practica en una copia, o asume que esa factura existe y rectifícala si no debió salir.

El NIF del cliente se comprueba antes de enviar. El B12345678 de nuestros archivos es un marcador, precisamente para que no lo copies. Tu NIF, el de verdad, va en el emisor. Un error ahí se hereda en todas las de este año si lo dejas en la plantilla.

El 7 % no viene en el alta

Mucha gente pone el 7 % en la primera porque se lo han dicho en un grupo. Cabe si estás en el año de alta o en los dos siguientes, si el año anterior no ejerciste esa actividad profesional, y si se lo has dicho por escrito a quien te paga. Las tres. Si el año pasado ya facturaste lo mismo, aunque fuera poco, no es inicio. Si no hay escrito, el pagador aplicará el 15 %, y la factura que tú mandaste al 7 % no coincide con lo que él ingresa.

Sobre 1.200 €, la diferencia son 96 € de retención: 84 € al 7 % y 180 € al 15 %. A cobrar, 1.368 € o 1.272 €, con el mismo IVA de 252 €. El relato entero del tipo está en Retención de IRPF. Léelo antes de la primera, no después de que el cliente te la devuelva.

Si quien te paga es un particular y no procede retención, el tipo es cero. El total es 1.452 €. No dejes la casilla vacía.

Qué guardar de esta, porque no habrá otra igual

El PDF enviado. El escrito del 7 %, si lo usaste, con fecha y destinatario. El presupuesto o el mensaje donde estaba el precio. El alta, para saber hasta cuándo dura el tipo reducido: el año de alta y los dos siguientes no se calculan de memoria en diciembre.

No guardes solo la transferencia. 1.272 € en el banco no dicen el número de factura ni la base. Dentro de cuatro meses el trimestre te pedirá la cuota, no el movimiento.

Un programa de facturación para nuevos autónomos

Un programa de facturación para nuevos autónomos no te pide veinte facturas al mes para que la serie tenga sentido. Te pide que el 002 salga después del 001 y que el IVA no lo teclees. Eso está en Facturación, y el encaje si facturas poco, en Autónomos. La prueba es de 14 días, sin tarjeta. No hace falta para emitir la primera si hoy tienes la plantilla y la cuenta clara. Sí hace falta si la segunda ya te da pereza y vas a duplicar el PDF.

La Plantilla de factura trae la fila de 1.272 € para que veas el orden. Cámbiala entera antes de enviarla. Una primera factura con el cliente de ejemplo es una anécdota mala que te persigue.

Verifactu no se resuelve por ser nuevo. Tu fecha, si facturas como persona física, no es la de una sociedad. Está en Verifactu para autónomos, con el BOE y el anuncio separados. Estamos preparando Numabia para Verifactu. La primera factura no necesita esa frase para estar bien hecha. Necesita el número, el NIF, la base y un total que cuadre.

El día que la envías, con calma

Abres un archivo nuevo, no el presupuesto con la palabra factura pegada encima. Número 2026-001 si esa es tu regla. Fecha de hoy, no la del día que te dieron el trabajo, salvo que de verdad la emitas ese día. Tu nombre como figura en el alta, no el diminutivo del correo. Tu NIF. El del cliente, copiado de su web o de su contrato, no de memoria. Concepto que dentro de un año siga significando algo: «Identidad visual, entrega de marzo», no «proyecto».

Base 1.200 €. Si el acuerdo era más IVA, no metas 1.452 € en la base. IVA 21 %, cuota 252 €. Si has comprobado las tres condiciones del 7 % y el escrito ya está enviado, retención 84 € y total 1.368 €. Si no las has comprobado, retención 180 € y total 1.272 €. Escribes el vencimiento. Lees los cuatro números otra vez. Envías el PDF a quien paga. Guardas ese PDF en una carpeta con el número en el nombre del archivo, el mismo número que dentro del documento.

Si a la hora te das cuenta de un error y el correo ya salió, no mandas un segundo PDF con el 001 corregido. El 001 ya vive en la bandeja de otro. El 002 explica la corrección. Duele en la primera, y por eso la primera se lee dos veces antes de pulsar enviar. La segunda ya tendrá este recuerdo. La serie empieza bien si la primera no se esconde. Si el trabajo todavía no es habitual, la duda está en Facturar sin ser autónomo, y no se resuelve emitiendo “una de prueba” cada mes. Y si el total no te sale a 1.272 € o a 1.368 €, según el tipo, no la envíes «y ya lo miro». La primera es la que copia la costumbre.