Convertir un presupuesto en factura sin volver a teclear las líneas

Convertir un presupuesto en factura es el clic que evita la copia. El presupuesto de Estudio Mar dice diseño de identidad, base 1.200 €, IVA 21 %. El cliente lo acepta. La factura sale con esa base, 252 € de IVA y, si hay retención del 15 %, 180 € que no cobras. Total 1.272 €. Si al pasar las líneas a mano tecleas 1.250, el error es tuyo y el cliente tiene razón cuando compara con el PDF que firmó.

Un programa para hacer presupuestos y facturas guarda el concepto, el precio y el tipo en el presupuesto, y los reutiliza. No guarda un número de la serie fiscal. El presupuesto puede morir sin dejar un hueco. La factura no.

La aceptación, por escrito y no por un «ok» en el chat

Puedes enviar presupuestos online con aceptación del cliente. Él abre el enlace, ve el importe y acepta o no. Esa aceptación es la que autoriza el paso a factura. Un mensaje de «tira para adelante» en un chat se pierde. El enlace, no. Si acepta a medias, factura solo las líneas que aceptó. Inventar el resto «porque estaba en el presupuesto» es la discusión del mes siguiente.

La validez del presupuesto —quince días, treinta, hasta el inicio del trabajo— la pones tú. El programa no la inventa. Si se pasa y el cliente quiere el mismo precio, o lo renuevas o haces otro. No conviertas uno caducado y discutas después.

Lo que no debes hacer al convertir

No reutilices el número de una factura anterior porque el presupuesto «sustituye» a aquella. No son el mismo documento. No llames factura al presupuesto para que el cliente «lo vea más serio»: una proforma y un presupuesto no se declaran, y meterlos en la serie ensucia el trimestre. La factura de verdad, con logo y correo, está en Facturación.

Si el cliente no paga lo que aceptó, el presupuesto aceptado es la prueba de que el precio existía. El cobro se reclama sobre la factura, no sobre la oferta. El aviso está en Cobros. La prueba del programa, 14 días y sin tarjeta, en Precios. Cómo se redacta un presupuesto que luego se pueda aceptar, con calma, lo contaremos en la guía cuando esa página esté publicada. Hasta entonces, el criterio es este: mismas líneas, mismo tipo, número nuevo solo en la factura.

Un presupuesto de 1.200 €, línea a línea

Escribes «Diseño de identidad», base 1.200 €, IVA 21 %. El cliente ve 252 € de cuota y 1.452 € si todavía no hay retención, o ya ve la retención si quieres enseñársela. Muchas ofertas no llevan IRPF porque el pagador todavía no está cerrado. Cuando acepta y sabes que es una empresa, la factura añade el 15 %: 180 €, y a cobrar quedan 1.272 €. El presupuesto no cambia de número fiscal, porque no tenía. La factura estrena el siguiente de la serie.

Si acepta solo la primera fase, por 600 € de base, conviertes 600 €, no 1.200 €. IVA 126 €. Retención, si procede, 90 €. A cobrar, 636 €. La fase que no aceptó se queda en el presupuesto, caduca o se renueva. No viaja a la factura «por si acaso» y luego se abona. Ese abono es una rectificativa que te podías haber ahorrado.

Pon la validez en días que pienses cumplir. Quince días para un diseño pequeño. Si a los veinte te dicen que sí al precio viejo y tus costes han subido, haces otro presupuesto. Convertir el caducado y discutir después es la factura que nace ya mal. El enlace de aceptación deja la fecha. Un «ok» en el chat no dice qué versión aceptó, y con dos PDF en el hilo siempre gana el que le conviene al que no quiere pagar.