Cómo hacer un presupuesto de autónomo que se pueda aceptar y facturar igual

Cómo hacer un presupuesto de autónomo que luego no se reescriba: mismos conceptos, mismas bases, una validez y una forma de decir que sí. La factura que saldrá de ahí se cuenta en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. Convertir las líneas sin copiarlas a mano está en Presupuestos. El archivo, en Plantilla de presupuesto.

Si te piden el papel con forma de factura antes del sí, eso es una Factura proforma, y tampoco se declara.

Lo que el cliente acepta

Qué entra. Qué no entra. Base, tipo y total. Fecha de validez. Número de presupuesto. Tu NIF y el suyo si ya lo tienes: mejor ahora que el día de facturar, cuando el NIF mal escrito te para la serie.

Ejemplo. Diseño de identidad. Entra una propuesta y dos rondas. No entra una tercera ronda ni la impresión. Base 1.200 euros. IVA 21 %: 252. Cliente empresa: retención 15 % sobre la base, 180, a cobrar 1.272. Cliente particular: sin retención, 1.452. Si no sabes cuál de los dos es, no cierres un solo total. Pregunta. El 7 % solo si estás en el periodo y habrá escrito: retención 84, a cobrar 1.368. Poner el 7 % “porque soy nuevo” sin el escrito es presupuestar un cobro que no va a llegar.

De presupuesto a factura

El P-18 aceptado el martes se factura con el siguiente número libre, no con el 18 de la serie fiscal si ese 18 ya es otra cosa o si todavía no toca. Los conceptos se copian. El precio, también, si la validez sigue viva. Si caducó, no factures el precio viejo en silencio: o lo confirmas o emites lo que habéis vuelto a acordar.

Un anticipo se factura aparte, con su base y su IVA, y se resta en la factura final de forma visible. No se “descuenta del presupuesto” sin un número. El presupuesto no tiene cuota que ingresar. La factura del anticipo, sí.

En Facturación el número fiscal espera a ese momento. Gastar el número el día del presupuesto es quedarte sin él si el cliente no acepta, o emitir una factura de un trabajo que no existe. El Generador de facturas puede enseñarte el total antes. No le pongas un número de serie para “ir adelantando”.

Guarda la aceptación junto al presupuesto. Dentro de cuatro meses, “me dijo que sí por teléfono” no reconstruye las dos rondas que entraban y la tercera que no.

Una página que luego no se discute

Número de presupuesto, no de factura. Fecha. Validez. Qué entra: identidad y dos rondas. Qué no entra: la tercera ronda, la impresión, las licencias de terceros. Base 1.200. IVA 252. Retención, si el cliente es empresa, 180, y total a cobrar 1.272. Si es particular, total 1.452. Plazo de entrega en semanas, no en “lo antes posible”. Forma de aceptación: respuesta que cite el número. Ese párrafo, leído entero, es el encargo. Lo que no está en el párrafo no está en el precio.

Si durante el trabajo aparece la tercera ronda, no la regales y luego la llores en la factura. Paras, presupuestas la ronda, y si dice que sí, la factura final suma 1.200 más la base nueva. Si la metes sin decir nada, la factura de 1.272 no tiene una línea en la que apoyarse y el cliente tiene razón al preguntar. El presupuesto no es un techo infinito. Es una lista.

Del sí a la serie

El sí llega el martes. La factura no tiene por qué salir el martes si el trabajo no ha terminado, salvo el anticipo. El anticipo, si lo pides, es una factura con su base. El 40 % de 1.200 son 480 de base, 100,80 de IVA y, con retención del 15 %, 72. A cobrar 508,80. La final dirá base restante 720, no “el resto, ya ves”. Esos 508,80 no salen del presupuesto: salen de una factura. El presupuesto solo los anunció.

Si el sí no llega y la validez caduca, el P-18 se queda en la carpeta de presupuestos, no en la de emitidas. No lo conviertes “por si acaso” el último día. Un número fiscal gastado en un trabajo que nadie aceptó es un número que luego rectificas, y rectificar por haber tenido prisa es el peor uso de la serie. Espera al sí. Luego copia las líneas tal cual. Si el precio cambió, el presupuesto nuevo lleva otro número de presupuesto, y la factura copia ese, no el viejo.

Lo que el cliente discute si no estaba escrito

La tercera ronda. Las horas de más. El archivo editable, que no es lo mismo que el PDF final. Los desplazamientos. Una licencia de un tercero que tú pagas y luego quieres repercutir. Si no está en el “no entra”, acaba dentro. Escribe cuatro líneas de no entra aunque el encargo parezca obvio. Lo obvio es lo que cada uno recuerda distinto.

El plazo también se discute. “Dos semanas desde la aceptación”, no “en cuanto pueda”. Si la aceptación llega el viernes, las dos semanas empiezan el viernes, no cuando tú abres el archivo. Si se retrasan porque el cliente no manda el material, el presupuesto puede decir que el plazo se cuenta desde que el material está. Si no lo dice, el retraso parece tuyo. Una frase evita el correo de dentro de un mes.

Y el precio, con IVA y con retención, por escrito. Un presupuesto de “1.200 euros” sin decir si son base o total es el origen de la factura que luego no coincide con la transferencia. 1.200 de base al 21 % con retención del 15 % son 1.272 a cobrar. 1.200 totales con IVA incluido son otra base, 991,74, y otra retención. No dejes que las dos lecturas quepan en la misma línea. Elige una y pon la palabra base o la palabra total. La factura copiará esa elección, no la que al cliente le convenga el día del pago. Escríbela hoy. Mañana el número ya estará gastado y la discusión costará más que esta línea. Si cobras una parte antes de terminar, esa parte no se queda en el presupuesto: es una Factura de anticipo.