Plantilla de presupuesto para autónomos, con validez y aceptación

Esta plantilla de presupuesto para autónomos deja la validez, lo que entra, lo que no entra y la forma de aceptación. El Word está arriba. No es una factura con otro título: no lleva número fiscal y no se declara.

Cómo se escribe está en Presupuesto. Pasarlo a factura sin rehacer las líneas está en Presupuestos. Si el cliente te pide el papel con forma de factura antes de aceptar, es la Plantilla proforma, y tampoco se declara.

Un presupuesto que luego cuadra

Concepto: diseño de identidad. Base 1.200 euros. IVA 21 %: 252. Si el cliente es empresa y hay retención del 15 %: 180, y el total a cobrar será 1.272 cuando se facture. Si es un particular: sin retención, 1.452. Escribe las dos lecturas si todavía no sabes quién paga, o pregunta antes. Un presupuesto “1.452” aceptado por una empresa que luego retiene 180 acaba en una discusión de 180 euros que estaba en la norma, no en tu margen.

Validez: pon una fecha. Pasada, el precio se confirma otra vez. Aceptación: una respuesta que cite el número de presupuesto. El número de presupuesto no se recicla como número de factura. Si el presupuesto es el P-18, la factura puede ser la 2026-019. Los conceptos sí se copian. El número, no.

Lo que no entra va en una línea, no en tu cabeza. “Dos rondas de cambios” significa dos. La tercera se presupuesta. Si no lo escribes, la tercera acaba dentro del mismo precio y la factura no tiene dónde apoyarse.

El P-18, listo para copiar

Número de presupuesto, validez, qué entra y qué no. Base 1.200, IVA 252. Si el cliente es empresa, retención 180 y total 1.272. Si es particular, 1.452. No dejes un único total “aprox.” si no sabes quién paga. La aceptación es una respuesta que cita el P-18. Sin esa respuesta, no hay factura. Con ella, la factura copia las líneas y gasta un número de la serie fiscal, que no es el 18 salvo que por casualidad la serie vaya por ahí, y aun así son contadores distintos.

Si pides un 40 % al empezar, el presupuesto puede anunciarlo: base 480, IVA 100,80, retención 72 si aplica, a cobrar 508,80. Ese anticipo, el día que se cobre, es una factura, no una línea cobrada del presupuesto. La final arrastrará la base restante, 720, con su IVA y su retención. Si no lo escribes ahora, la final será una discusión. Escríbelo en el mismo archivo, no en un audio.

Cuando la validez pase, no conviertas el Word en factura por no abrir otro. O confirmas el precio o haces el P-19. El P-18 caducado que se numera como factura es un ingreso con un precio que ya no das. La plantilla está para que el sí y el precio viajen juntos. Si uno de los dos falta, no viaja.

Relee el “no entra” antes de enviar. Si solo dice “lo acordado”, no dice nada. Dos rondas, sin impresión, sin licencias, sin la tercera visita. Con eso, la factura que copie las líneas no tendrá que inventar un concepto el día del cobro. Y pon el total que de verdad vas a pedir: 1.272 si hay retención del 15 % sobre 1.200 de base y 252 de IVA, no 1.452 “y ya veremos”. Verlo ahora es el trabajo de esta plantilla. Verlo al cobrar es una discusión. Mejor una línea de más en el presupuesto que una rectificativa de 180 euros. Esos 180 son la retención entera de una base de 1.200, y no se improvisan al cobrar. Se escriben antes, en el presupuesto, no en el cobro.