Plantilla de factura proforma sin número de la serie fiscal

Esta plantilla de factura proforma se parece a una factura y dice, en la primera línea, que no lo es. No lleva número de la serie fiscal. El Word está arriba. Si le añades el siguiente número “para que quede más serio”, has emitido, o has quemado un número. Las dos cosas son peores que una proforma clara.

Qué es, y en qué se separa del presupuesto y del albarán, está en Factura proforma. El presupuesto, con aceptación, está en Presupuesto y en la Plantilla de presupuesto.

Qué rellenas

Destinatario, concepto, base prevista, tipo, cuota y total previsto, y una fecha de validez. Ejemplo que no se envía tal cual: base prevista 1.200, IVA 252, total previsto 1.452 si no hay retención, o 1.272 si el cliente es empresa y aplica el 15 % (retención 180). Cuando eso se convierta en factura, el número será el de la serie, no “proforma 2026-014”.

La validez importa. Una proforma de hace ocho meses con un precio que ya no das no se “activa” cambiándole el título a factura. Se rehace, o se emite la factura con el precio vigente y el concepto acordado.

No la contabilices como ingreso del trimestre. No la metas en la carpeta de facturas emitidas como si cerrara el mes. Y no le pegues un código de comprobación: estaríamos diciendo que el sistema ha registrado una factura que no existe.

Qué se ve en la primera pantalla

La palabra proforma, antes que tu logo si hace falta. Sin número de serie. Destinatario. Concepto. Base prevista 1.200, IVA 252, y el total que corresponda: 1.452 sin retención o 1.272 con el 15 %, no los dos a la vez salvo que marques cuál aplica. Fecha de validez. Tu NIF, para que sepan quién la emite, no para que parezca ya una factura registrada.

Si el cliente paga contra este papel, paras y emites. Un ingreso de 1.272 con una proforma en la carpeta es un cobro sin factura. La factura llevará el número siguiente de verdad y puede copiar el concepto. No copiará la palabra proforma ni un código. Si el precio caducó, no conviertes el archivo cambiando el título: rehaces las cifras o confirmas que siguen valiendo, y entonces sí emites.

Guárdala fuera de la carpeta de emitidas. Un nombre claro, “proforma”, no “factura-014” por adelantar el número que todavía no existe. Adelantar el número es la manera más rápida de tener dos 014 el mes que viene. Esta plantilla existe para que eso no pase: no tiene hueco de serie fiscal. No se lo añadas con un cuadro de texto.

Si el cliente te pide que “al menos pongas un número para su gestoría”, el número que puedes poner es el de la proforma, P o el que uses, y una frase de que no es factura. El número fiscal espera. Su gestoría, si sabe lo que hace, no quiere una factura falsa: quiere un importe. Dáselo sin disfraz. Base, tipo, cuota, validez. Cuando acepte y el trabajo exista, la factura tendrá otro número y, si el precio sigue, las mismas cifras. Si el precio no sigue, las cifras se actualizan en la factura, no se heredan de una proforma caducada por lealtad al archivo. Lealtad al archivo es tener dos verdades. Una basta, y es la factura con número, cuando exista. Mientras no exista, este papel dice que no lo es, y lo dice en la primera línea para que nadie lo archive donde no toca. Si alguien lo archiva igual, se mueve. No se numera para “compensar” el error de carpeta. Compensar es mover el archivo, nada más.