Qué es una factura proforma, y la diferencia entre proforma, presupuesto y albarán

Qué es una factura proforma: un documento con aspecto de factura que advierte que no lo es. Sirve para que un cliente, un banco o una aduana vea el importe antes de que exista la factura. No se declara, no entra en el modelo del trimestre y no ocupa un número.

El paso a paso de la factura de verdad está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. El presupuesto, que es el papel que se acepta, está en Presupuesto. El archivo, en Plantilla proforma.

Diferencia entre proforma, presupuesto y albarán

La diferencia entre proforma, presupuesto y albarán es el trabajo que hace cada papel. El presupuesto dice qué harás, por cuánto y hasta qué fecha se puede aceptar. La proforma presenta esos importes con la forma de una factura, sin serlo. El albarán, cuando lo uses, dirá que la mercancía o el trabajo se entregó. La factura dirá que la operación se ha producido y con qué IVA.

Ninguno de los tres primeros sustituye al cuarto. Enviar la proforma “para ir cobrando” y no emitir después es trabajar sin factura. Cobrar un anticipo sí se factura, con su número, y la proforma no hace de factura de anticipo.

Un importe de ejemplo, todavía sin número

Base prevista 1.200 euros. IVA 21 %: 252. Total previsto 1.452 si el cliente es un particular. Si es empresa y habrá retención del 15 %, el total a cobrar será 1.272 y conviene que la proforma ya lo enseñe, para que la aceptación no sea sobre 1.452 y el ingreso sobre 1.272. La retención no aparece por sorpresa el día de la factura si el destinatario ya se sabía.

Validez: treinta días, o la fecha que tú escribas. No es un plazo legal universal. Es el tuyo. Pasado, el precio se confirma. La factura que nazca de ahí lleva otro número, por ejemplo el siguiente de tu serie, y puede copiar el concepto. No copia el título “proforma” ni un código de comprobación que no tocaba.

En Facturación la proforma no debería gastar la serie. Si tu herramienta solo tiene un contador, no lo uses para este papel: bajarás el Word, lo marcarás como proforma y reservarás el contador para la factura. Un contador compartido es la forma de llegar a la 015 dos veces.

No archives la proforma en la carpeta de emitidas. No la sumes al trimestre “porque el cliente ya dijo que sí”. El sí del cliente, si es una aceptación de precio, vive en el presupuesto. El ingreso, en la factura. La proforma es el puente visual, y un puente no se declara.

Cuándo te la piden y qué no promete

Un banco, para un visado o una cuenta, a veces quiere “una factura” de un trabajo que todavía no has hecho. Una aduana, para un envío, quiere ver el valor. Un cliente nuevo quiere el papel antes de aceptar. En los tres casos la proforma enseña base, tipo y total, y la palabra proforma en la primera línea, más grande que el logo. Base prevista 1.200, IVA 252, total 1.452 si no hay retención, o 1.272 si la hay al 15 %. Si no sabes si habrá retención, no cierres un solo total: enseña los dos o pregunta. Una proforma de 1.452 aceptada por una empresa que luego retiene 180 es una discusión que ya viviste en el presupuesto y no hace falta repetir.

La validez la pones tú. Treinta días es una costumbre, no un artículo. Si tus precios cambian cada trimestre, no dejes una proforma viva seis meses. Cuando caduque, no la conviertas en factura cambiando el título. Emite la factura con el precio que siga vigente y un número de la serie. El título “proforma” no se recicla en “factura” con el mismo archivo y un número pintado encima. Ese número, si no salió del contador, es un número falso. Si salió del contador para una proforma, has quemado un hueco o has emitido sin querer.

Lo que no es, otra vez, con nombres

No es el presupuesto: el presupuesto se acepta y puede no parecer una factura. No es el albarán: el albarán dice que entregaste. No es la factura de anticipo: si cobras 480 euros de base antes de terminar, eso se factura con número, IVA 100,80 si el tipo es el 21 %, y se resta en la final. La proforma no cobra. Si el cliente paga “contra la proforma”, paras y emites la factura del anticipo o la factura del total, la que corresponda al dinero que entra. Un ingreso en el banco con una proforma en la carpeta es un cobro sin factura. Se arregla emitiendo, no archivando el ingreso como si el papel ya valiera.

Y no le pongas un código de comprobación, ni un pie que diga que el sistema ha registrado la operación. No la ha registrado. Cuando la factura exista, tendrá su número y, el día en que el producto pueda decirlo, su código. Hoy, la proforma se queda en el Word, con la validez escrita y sin serie.

Si necesitas enseñar cifras a un banco y a la vez cerrar un encargo, son dos papeles, no uno con dos títulos. El presupuesto se acepta. La proforma enseña el importe con forma de factura. Pueden llevar la misma base de 1.200 y el mismo IVA de 252, y siguen sin ser la factura. El día que el trabajo se haga, el número fiscal es nuevo y el total se revisa si la validez caducó. No se “activa” la proforma. Se emite. Quien archive solo la proforma en la carpeta de enero va a echarla de menos en el 303, porque no está, y va a echarla de más si la sumó por error. Sácala de esa carpeta antes de sumar. El puente no se declara, y una carpeta no lo convierte en otra cosa. Si el trimestre ya la sumó, quítala antes de presentar, no después con una excusa. Una excusa no resta 1.452 de un modelo. Una factura que no debió entrar, tampoco se queda.