Diferencia entre albarán y factura cuando entregas ahora y cobras después

La diferencia entre albarán y factura es la entrega frente al impuesto. El albarán dice qué salió, cuánto y quién lo recibió. La factura dice la base, el IVA y el número de la serie. Solo la segunda entra en el trimestre. El paso a paso de esa segunda está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. La serie, en Facturación. El archivo del albarán, en Plantilla de albarán.

Una proforma tampoco es un albarán. La proforma se parece a una factura y avisa de que no lo es, antes de que haya entrega. El albarán existe porque la entrega ya ocurrió. Las dos caben en un mismo trabajo, en este orden: presupuesto, entrega con albarán, factura. No al revés, y no con el mismo número.

Qué se escribe

Tu nombre y tu NIF. El destinatario. Un número de albarán que no pertenece a la serie fiscal, por ejemplo A-14, no 2026-014. La fecha de la entrega. El concepto, la cantidad y la unidad. Quién recibe, con firma. Si añades importes, que se vea que son informativos. Base 1.200, IVA 252 y total 1.452 pueden figurar para que el almacén cuadre bultos y precio. Esas cifras no se declaran hasta la factura.

Si el trabajo lleva retención, el albarán no es el sitio de practicarla. La retención vive en la factura. Mezclar “total albarán 1.272” como si ya hubieras facturado confunde a quien recibe y a ti a fin de mes.

El NIF B12345678 de los ejemplos no se deja en un albarán real. No cuadra. El Validador de NIF está para eso, antes de imprimir.

Qué no hace

No sustituye a la factura aunque el cliente te diga que con el albarán firmado le basta para pagar. Si pagas o cobras sin factura, el IVA y el gasto deducible se quedan sin soporte. El albarán prueba la entrega. La factura prueba la operación a efectos de impuesto.

No lleva un código QR de comprobación. Ese cuadrado, cuando exista en una factura de verdad, identifica una factura registrada. Ponerlo en un albarán dice una cosa que no es.

No se archiva en el libro de facturas emitidas. Se archiva con la factura que lo cita, para que el día que discutan si el trabajo llegó tengas la firma. Si la factura sale por el total y el albarán solo cubre una parte, las cantidades tienen que poder sumarse. Tres albaranes de 400 y una factura de 1.200 es coherente. Tres albaranes de 400 y una factura de 1.000, no, salvo que expliques el descuento en la factura.

Cuando el cliente acepta un presupuesto y luego firmas el albarán, la factura reutiliza el concepto y el importe. No reutiliza un número, porque el presupuesto y el albarán no gastaron ninguno. El número nuevo es de la factura, y a partir de ahí el documento que manda para cobrar y para el IVA es ese.

Tres entregas y una sola factura

Llevas material en tres viajes. Albarán A-14, 40 unidades. A-15, 25. A-16, 15. Total 80. La factura, días después, dice 80 unidades, base 1.200, IVA 252. Quien reciba la factura puede sumar los tres papeles firmados y ver el mismo 80. Si la factura dice 100, sobran 20 que nadie firmó. Si dice 70, falta un viaje. El albarán no corrige la factura y la factura no reescribe la firma. Se miran juntos.

Si una entrega vuelve atrás, no tachas el albarán firmado. Haces constar la devolución, con fecha y con qué unidades regresan, y la factura sale por lo que se quedó. Una devolución de 10 unidades sobre 80 deja 70. La base se recalcula sobre 70, no se “redondea” el IVA del albarán informativo. Si ya habías facturado las 80, la devolución es una rectificativa, no un albarán nuevo que anula el número de factura.

Quién firma y dónde se archiva

Firma quien recibe, con nombre legible. Una firma ilegible sin nombre es una rúbrica que no identifica a nadie. Si deja el material un transportista, el albarán del transportista y el tuyo no son el mismo papel: el suyo prueba que él lo llevó, el tuyo prueba qué pediste entregar. Guarda los dos si los dos existen. El número de bultos tiene que coincidir. Tres cajas en un papel y dos en el otro es el inicio de la discusión.

No hace falta un albarán para un servicio que no se entrega en bultos, como un diseño que viaja por correo. En ese caso la prueba de entrega es el envío del archivo y la aceptación. Inventar un albarán de “1 servicio” no añade mucho, y no sustituye a la factura. Si el cliente te exige el albarán igual, que no lleve número fiscal. El archivo se guarda con la factura el mismo tiempo que ella. Perder el albarán y conservar solo el PDF de la factura te deja sin la firma el día que digan que no llegó.

Si el transporte lo hace otro, su hoja de ruta no sustituye a tu albarán. La suya dice que el bulto salió de su nave. La tuya dice qué había dentro y quién lo pidió. Cuando no coinciden los bultos, se para la factura hasta aclararlo. Facturar 80 unidades con un albarán de 70 es emitir de más. Facturar 70 con una firma de 80 es dejar 10 unidades sin IVA y sin cobro. El papel de la entrega manda sobre la memoria. Si no está firmado, no está entregado a efectos de esta discusión, aunque el género ya no esté en tu local.

Si el cliente firma en una tablet del transportista y tú no recibes copia ese día, pide el comprobante antes de facturar. Una firma que solo existe en el sistema de otro, y a la que tú no puedes acceder la semana siguiente, no es un archivo tuyo. El albarán que conservas es el que puedes abrir. El resto es una promesa de que alguien lo guarda por ti, y esa promesa caduca cuando cambia el contrato con la agencia de transporte.