Plantilla de albarán para firmar una entrega sin gastarte un número de factura

Esta plantilla de albarán deja por escrito qué entregaste, cuánto y quién lo recibió. El Word está arriba. No es una factura y no lleva número de la serie fiscal. La diferencia, con calma, está en Albarán. La proforma, que tampoco se declara y sirve para otra cosa, está en Factura proforma. La factura de verdad, en la Plantilla de factura y en Facturación.

Qué rellenas

Tu nombre y tu NIF. El destinatario. Un número de albarán que no pueda confundirse con la serie, por ejemplo A-14. La fecha de la entrega. El concepto, la cantidad y la unidad. El nombre de quien recibe y un sitio para la firma. Si pones importes, que se entienda que son informativos. Base 1.200, IVA 252 y total 1.452 pueden ayudar a quien recibe a contar bultos. Esas cifras no se llevan al trimestre hasta que exista la factura.

No pongas el NIF de marcador B12345678. No cuadra, y un albarán con un NIF imposible no prueba gran cosa. Compruébalo antes de imprimir.

No pongas un código QR. No pongas la palabra factura en la cabecera para que “quede más serio”. La cabecera dice albarán. Si el cliente te pide una factura, se emite una factura, con otro número, cuando corresponda. El albarán firmado se archiva al lado, para el día en que discutan si el trabajo llegó.

Qué no hace el archivo

No reserva un número de factura. No calcula la retención. No se envía a la gestoría como si fuera el ingreso del trimestre. Si entregas en tres veces, son tres albaranes, y la factura puede ser una, por la suma, o una por cada entrega. Las cantidades tienen que poder sumarse. Tres entregas de 400 y una factura de 1.200 cuadran. Tres de 400 y una de 1.000, no, salvo un descuento escrito en la factura.

Cuando el cliente ya firmó, no reescribas el archivo. Si la entrega estuvo mal y hay que corregir, haz otro documento que cite el primero. Borrar el firmado y generar otro con el mismo número es quedarte sin prueba. La factura posterior citará lo que de verdad se quedó, no el borrador que ya no existe.

Después de firmarlo

No lo reescribas. Si la cantidad estaba mal y quien recibió ya firmó, el papel firmado se queda y haces otro que explique la diferencia. Borrar el archivo y generar uno nuevo con el mismo número de albarán te deja sin la versión que firmó. Si todavía no ha firmado y ves el error, entonces sí puedes corregir el borrador. La frontera es la firma, no tu arrepentimiento.

Cuando salga la factura, cita los albaranes que cubre. A-14 y A-15, 40 y 25 unidades, factura por 65, no por una cantidad redonda que no está en ningún papel. Quien archive solo la factura tira la prueba de la entrega. Quien archive solo el albarán no tiene el IVA documentado. Van juntos, el mismo tiempo. El Word de esta plantilla no se conecta con la serie. Copiar el número de factura en la casilla del albarán es el único fallo que no debes cometer con ella. Esa casilla es A-algo. La otra serie vive en otro documento.

Imprime una copia para quien recibe y quédate otra. Las dos llevan el mismo número de albarán. Si solo firmas la suya y la tuya se queda en blanco, has perdido la prueba en cuanto él no la encuentra. Firma las dos, o escanea la firmada el mismo día. Mañana el género ya está en su estantería y la discusión, si llega, será de papel. Sin esa copia firmada, el Word descargado sigue siendo un modelo, no una entrega.