Factura de anticipo o pago a cuenta, y cómo se resta en la factura final

Una factura de anticipo o pago a cuenta documenta el dinero que cobras antes de terminar el trabajo. No es un ingreso “a cuenta” anotado en el banco sin papel. Si la operación lleva IVA, el anticipo lleva IVA. Si lleva retención, también. El cierre, cuando el trabajo acaba, factura solo el resto. El paso a paso general está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. La serie, en Facturación.

El presupuesto que fija el encargo está en Presupuesto. Cobrar el anticipo no convierte el presupuesto en factura. Hace falta un número nuevo.

El 40 % del ejemplo

Base del encargo, 1.200. Anticipo del 40 % de la base, no del total con IVA: 480. IVA al 21 %, 100,80. Retención al 15 % sobre 480, 72. A cobrar, 508,80. Es el mismo desglose que una factura pequeña. El cliente no te paga 480 “y el IVA ya se verá”. Si te paga 480 redondos, le estás regalando el impuesto o estás dejando la base mal.

La factura final, al terminar, no repite 1.200. Resta lo ya facturado. Base restante, 720. IVA, 151,20. Retención, 108. A cobrar, 763,20. La suma de las bases es 1.200. La suma del IVA es 252. La suma de las retenciones es 180. Si la factura final olvida restar el anticipo, declaras 1.200 dos veces y el cliente paga de más.

Sin retención, el anticipo a cobrar sería 580,80 y el resto, 871,20. Sin IVA, el anticipo es 480 menos la retención que toque. No inventes un IVA cero para “simplificar el anticipo” si el trabajo lleva el 21 %.

Qué número lleva

El anticipo gasta un número de la serie. La factura final gasta otro. Las dos citan el presupuesto, si lo hubo, y la final cita el número del anticipo. No se reutiliza el número del anticipo “porque era provisional”. No lo era. Ya se cobró y ya tiene IVA.

Si el encargo se cancela y hay que devolver los 508,80, no borras la factura del anticipo. Rectificas. La diferencia es base −480, IVA −100,80, retención −72, total −508,80, y cita el número del anticipo. El procedimiento está en cómo hacer una factura rectificativa. Devolver por transferencia sin rectificativa deja el IVA del anticipo dentro del trimestre y el dinero fuera.

Si el anticipo era un porcentaje y al final el precio cambia, la factura final no “ajusta a sentimiento”. Sale de la base buena menos la base ya facturada. Base buena 1.000, anticipo ya facturado 480, resta 520, no 600. El IVA y la retención se calculan sobre 520.

El Generador de facturas sirve para ver el 508,80 antes de emitir. No guarda la serie. El número de verdad, el del anticipo y el de la final, sale en el programa. Dos cobros, dos números, una sola base total.

Dos anticipos y un cierre

A veces no es un 40 % único. Un primer anticipo del 20 % de la base de 1.200 son 240. IVA 50,40. Retención al 15 %, 36. A cobrar 254,40. Un segundo, de otro 20 %, repite esas cifras y gasta otro número. Llevas facturados 480 de base. La final es de 720, igual que si hubieras hecho un solo anticipo del 40 %. No factures la final por 960 “porque el segundo era pequeño”. 240 + 240 + 720 = 1.200. Si sumas 1.440, has repetido un anticipo.

Cada anticipo tiene su vencimiento. El primero puede ser al aceptar el presupuesto. El segundo, a la mitad del trabajo. La final, a la entrega. Tres fechas, tres números, una base. En el libro son tres facturas emitidas. En el banco, tres cobros. Si el cliente paga los dos anticipos juntos, sigues teniendo dos facturas. No fusiones los números porque el ingreso llegó en un solo transferencia.

Cuando el precio baja a mitad

El presupuesto era 1.200 y acordáis 1.000 antes de terminar. Ya facturaste un anticipo de base 480. La final no puede ser 520 si quieres que la suma sea 1.000... espera, 480 + 520 = 1.000. Sí: la final es 520, no 600, y no 720. IVA de esos 520, 109,20. Retención al 15 %, 78. A cobrar 551,20. El anticipo no se recalcula hacia atrás salvo que acordéis devolver parte. Si hay que devolver, es rectificativa del anticipo, no una final negativa disfrazada.

Si el precio sube a 1.500, la final es 1.500 − 480 = 1.020 de base. No reabras el anticipo para “dejarlo en el 40 % del nuevo precio”. El anticipo ya se facturó y, si se cobró, ya tiene IVA ingresado en su trimestre. Tocar el pasado sin rectificativa es peor que una final más alta. El cliente ve el presupuesto nuevo, el anticipo citado y el resto. Tres papeles, una suma.

El anticipo también tiene vencimiento propio, casi siempre inmediato. No hereda los 30 días de la factura final. Si lo cobras una semana después, el IVA del anticipo ya nació con su factura, no cuando el dinero entró. Dejar el anticipo “aparte, en una transferencia sin número” es tener 508,80 en el banco y cero en el trimestre. El trimestre no ve transferencias. Ve facturas. Por eso el 40 % se factura el día que se pide, con su 100,80 de IVA y sus 72 de retención, y no se aplaza a la final para “hacer una sola”.

No descuentes el anticipo “a sentimiento” en la final, restando 508,80 del total con IVA. Se restan bases con bases. 1.200 menos 480 son 720. El IVA y la retención de la final salen de 720, no de una resta de totales que mezcla el 21 % con el 15 %. Quien resta 508,80 de 1.452 obtiene 943,20 y no sabe qué ha declarado. La factura final tiene que poder leerse sola: base, IVA, retención, y una línea que cita el número del anticipo y su base. Si el cliente paga el anticipo y la final en la misma transferencia, sigues teniendo dos facturas y un cobro que hay que partir. No fusiones los números porque el banco no los separó.