Migrar facturas de Holded a otro programa sin reescribir el histórico

Migrar facturas de Holded a otro programa es traer el histórico, no volver a vivir el año. Exportas clientes y facturas. Los importas. Compruebas que la 2026-014 sigue siendo base 1.200 €, IVA 252 €, retención 180 € y 1.272 € a cobrar. Si en el archivo el total es 1.452 €, esa fila no entra hasta que sepas si Holded la tenía mal o el export la rompió. Meterla «ya lo arreglaremos» es empezar el programa nuevo con un trimestre sucio.

Si no vienes de Holded, puedes importar clientes y facturas desde Excel. Las columnas que importan son el nombre, el NIF, el número, la fecha, la base, el tipo de IVA, la cuota, la retención y el total. Un NIF vacío no se inventa. El marcador B12345678 de nuestros ejemplos no es un cliente: si aparece en tu archivo, bórralo antes.

Qué se comprueba antes de dar la serie por buena

Que no haya dos facturas con el mismo número. Que no falte un número en medio que luego quieras «usar» para una factura de hoy. El hueco se explica, no se rellena. Que los cobrados no figuren como pendientes, porque si no el recordatorio le escribirá a alguien que ya pagó. Que la última factura de la serie deje claro cuál es la siguiente.

El cambio, con lo que Holded publica de precio y con lo que Numabia todavía no publica, está en Alternativa a Holded. No hace falta decidir el cambio para exportar y mirar el archivo. Sí hace falta no emitir en los dos sitios el mismo día: elige una serie viva. La otra queda de consulta.

Después de importar

La siguiente factura se hace en Facturación, con el IVA y la retención calculados, no copiados de una celda. La prueba de 14 días, sin tarjeta, está en Precios. Si el histórico es de una SL y de un autónomo a la vez, no los mezcles en la misma serie. Son dos emisores. El de la sociedad se parece al caso de Pymes. El de la persona, al de Autónomos.

Estamos preparando Numabia para Verifactu. Importar un Excel no convierte ese Excel en un sistema de los que la norma describe. Te deja el pasado ordenado para que la factura de mañana no nazca con el número duplicado.

Una fila que sí entra y una que no

La fila buena dice: factura 2026-014, cliente Estudio Mar, base 1.200, IVA 0,21, cuota 252, retención 0,15, importe 180, total 1.272. Entra. La fila mala dice el mismo número con total 1.452, porque alguien sumó la retención. No entra hasta que mires el PDF original. Si el PDF decía 1.272, el export está mal y corriges la fila. Si el PDF decía 1.452, la factura original ya nació mal y traerla «tal cual» trae el error. Decides si la importas como documento histórico, marcada, o si la dejas fuera del programa nuevo y guardas el archivo. Lo que no haces es emitir mañana la 015 como si el 014 cuadrara.

Otra fila trae el NIF vacío. No se inventa B12345678 para rellenarla: ese NIF es el marcador de los ejemplos, no un cliente. O la completas con el NIF real o esa factura no identifica a nadie y mejor no entra en la serie viva. Los cobros van en otra columna. Pendiente o cobrada. Si las doce del retainer figuran pendientes y el cliente pagó diez, el primer día en el programa nuevo saldrán diez avisos de más. Revísalo antes de activar los recordatorios, no después del enfado.

Cuando la última fila buena es la 014, la siguiente que emites es la 015. No la 001 de un año nuevo a mitad de año, salvo que abras otra serie a propósito y lo anotes. Dos series vivas sin una regla es como no haber importado.