Numeración de facturas y series de facturación, sin huecos y sin repetir

La numeración de facturas es correlativa dentro de la serie: un número, el siguiente, sin hueco y sin repetir. El reglamento pide que identifique la factura. Tu orden interno pide que dentro de seis meses sepas cuál va detrás de cuál. El modo de emitirlas está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. El programa que no te deja borrar el número a la ligera es Facturación.

Si la factura ya salió y está mal, no recuperas el número. Lo arreglas como está en cómo hacer una factura rectificativa y en Anular una factura.

Una serie, o las justas

Serie general: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Serie de rectificativas: R-2026-001, que también es correlativa y no rellena el hueco de la general. Series de facturación de más, por ejemplo una por cada cliente o una por cada mes “porque queda ordenado”, solo multiplican los sitios donde te puedes saltar un número. Una de simplificadas tiene sentido si emites muchas por debajo del tope. Doce series no tienen sentido si emites cuarenta facturas al año.

El año en el número es una ayuda, no una obligación con un formato único. Puedes numerar 1, 2, 3 y no reiniciar. Lo que no puedes es pasar de la 14 a la 16 porque la 15 “no te gustó”. La 15 existe. Si no llegó a enviarse y el programa te deja anularla con constancia, la constancia se queda. Si ya se envió, rectificativa.

El día que cambias de programa

Exportas, compruebas que la última es la 2026-014, y la siguiente, en el sitio nuevo, es la 2026-015. No es otra 2026-001 “porque es otra herramienta”. Dos series vivas el mismo mes son dos verdades. Una tiene que quedar en solo lectura.

Un presupuesto no consume el 015. Una proforma tampoco. Si el presupuesto es el P-12 y la factura que sale de él es la 015, los conceptos coinciden y los números no. Mezclarlos es la forma más rápida de tener un ingreso sin factura o una factura sin encargo.

Qué mirar antes de cerrar el trimestre

La lista de números, del primero al último, sin saltos. Las rectificativas citando una original que existe. Ningún PDF suelto en el escritorio con un número que el programa no tiene. Ningún número repetido con dos totales distintos: si la 014 dice 1.272 y otra 014 dice 980, una de las dos no es la 014.

Base de esa 014 de ejemplo: 1.200. IVA 252. Retención 180. Total 1.272. El número no altera la cuenta. La cuenta no perdona un número duplicado. Si quieres ver el total antes de gastar un número, usa el Generador de facturas y deja el papel marcado como borrador. El número de verdad se gasta una vez.

Un año con cuarenta facturas y un hueco

Imagina la serie 2026-001 a 2026-040. En marzo falta la 014. No está en el banco, no está en el correo, no está en el programa. Hasta que no aparezca el PDF o la rectificativa que la anula, el trimestre está cojo. Buscarla es mirar el escritorio, la carpeta de descargas y el programa viejo si cambiaste a mitad de año. Lo que no es buscarla es emitir la 041 y decir que la 014 “se perdió”. El hueco se explica. No se tapa con la siguiente.

Si la 014 existió, se anuló y la rectificativa es la R-2026-003, las dos se conservan. La general no rellena el 014 con otro cliente. La serie R no salta de la 002 a la 004. Dos listas, las dos enteras. En el export de fin de año tienen que salir las cuarenta y las rectificativas, con totales que cuadren con lo cobrado más lo pendiente. Si el export suma 48.000 y el banco más lo pendiente suman 46.728, falta exactamente una factura de 1.272, o sobra un cobro mal apuntado. No cierres el año encima de esa diferencia.

Cuándo sí abres otra serie

Una serie de rectificativas, sí. Una de simplificadas, si emites muchas por debajo de 400 euros con IVA y no quieres mezclarlas con el diseño de 1.200. Una por establecimiento, si de verdad son establecimientos distintos y lo tienes justificado. Una por cliente, no. Una por mes, no. Una “de pruebas” en el mismo programa que la real, no: la prueba se hace en el generador, sin número, o en una cuenta que no emite la serie viva.

Al cambiar de año puedes seguir en 041 o abrir 2027-001. Las dos son válidas si no hay hueco dentro de la serie. Lo que no es válido es 2027-001 y, en febrero, un 2026-041 que se te había olvidado en un borrador. El borrador o se emite con el número que le toca en el momento de emitirlo, o se tira. No viaja al año anterior por nostalgia.

Antes de la primera factura de enero, anota el último número de diciembre en un sitio que no sea la memoria. Quien empieza el año en el 1 sin mirar si la serie anterior se cerró en el 040, y además deja la serie vieja activa, acaba con dos contadores. Uno de los dos tiene que quedar mudo cuando abres el nuevo, y no se vuelve a tocar.

Ese último número, escrito, también sirve el día que importas a otro programa. La siguiente no es la 001 del programa nuevo. Es la que va detrás de la que anotaste. Si anotaste 040 y el nuevo programa ofrece empezar en 1, di que no. Cuesta más decir que no que arreglar cuarenta duplicados en abril, cuando ya hay cobros mezclados y una rectificativa que no sabe a cuál de las dos 014 se refiere. Una 014. Un total. Un cliente. Si no puedes decir eso en voz alta, la numeración todavía no está cerrada. Ciérrala antes de emitir la siguiente, no después de cobrarla. Un cobro de 1.272 asignado a un número que no existe no se arregla cambiando el concepto del banco: se arregla teniendo el número antes de pedir la transferencia.