Estados de la factura electrónica: aceptación, rechazo y pago, y qué guardas de cada uno

Los estados de la factura electrónica: aceptación, rechazo y pago dicen tres cosas distintas. Aceptar es dar la factura por correcta. Rechazar es decir que no sirve, con un motivo. Pagar es otra comunicación, posterior, y no convierte una factura mala en una buena. El marco está en la ley de creación y crecimiento y en el real decreto 238/2026. El calendario vivo, en la sede. Lo que obliga a quién, y desde cuándo, está en factura electrónica obligatoria B2B.

Un PDF abierto no es ninguno de esos estados. Durante los primeros doce meses, quien está en el primer grupo acompaña la factura estructurada con un PDF legible. El PDF ayuda a leer. El estado no vive dentro del PDF.

Aceptación

El destinatario dice que la factura está bien: emisor, destinatario, número, base, impuesto y concepto. Si la acepta, no hace falta emitir otra. Guardas el mensaje de aceptación junto a la factura. Si solo guardas el correo de “recibido”, no tienes la aceptación. Recibido es que llegó. Aceptado es que vale.

En el ejemplo, la 2026-014 de Estudio Mar, base 1.200, IVA 252, retención 180, total 1.272. Si el cliente acepta, esas cifras son las que entran en el trimestre. No las cambias porque el estado haya tardado unos días.

Rechazo

Un rechazo dice que algo no cuadra. NIF imposible, tipo mal aplicado, unidad administrativa equivocada, importe que no es el del pedido. La factura rechazada no se borra y su número no se recicla. Si el fallo es de importe, la corrección es una rectificativa que cita la original. Si el fallo es que la factura ni siquiera debió salir, también se documenta. No se “vuelve a enviar la misma” con el mismo número y otros datos por debajo.

El cobro de una factura rechazada no se reclama como si estuviera aceptada. Primero se arregla el papel. El camino del impago, cuando la factura sí es válida y no la pagan, está en Reclamar un impago.

Pago

El estado de pago dice que se ha pagado, no que el trabajo estuviera bien facturado. Puedes cobrar una factura que luego haya que rectificar, y puedes tener una factura aceptada que nadie paga. No mezcles las dos columnas. En Numabia, el cobro se anota cuando el dinero entra. El estado electrónico, cuando el sistema de factura electrónica lo exija, es un mensaje distinto del “pagada” que tú marcas al conciliar el banco.

La sede publica el calendario de esa comunicación, también el que afecta a las personas físicas. No lo copio a una fecha cerrada en esta página. Cuando mires el plazo, mira la sede, no un resumen de hace un trimestre.

Qué formato lleva el mensaje, y qué no es un formato, está en Formatos. Lo que conservas, en cualquier estado, es la factura estructurada, el PDF de lectura si te lo pidieron, y el mensaje de aceptación, rechazo o pago. Una carpeta con solo el PDF se queda muda el día que alguien pregunta qué pasó con esa factura.

Cuatro mensajes que no son el mismo

Llega al destinatario. Eso es un acuse de entrega, si el canal lo da. No es aceptación. Acepta el destinatario. Eso fija que los datos le valen. Rechaza. Eso obliga a corregir sin borrar el número. Comunica el pago. Eso dice que el dinero se ha movido, o que el sistema de estados lo registra así. Puedes tener acuse sin aceptación, aceptación sin pago, y pago de una factura que luego hay que rectificar porque el concepto estaba mal. Guardar solo el último mensaje y tirar los anteriores te deja sin la historia. El que revisa pide el primero que falló, no el más reciente.

En la 2026-014, si el rechazo dice que el NIF del destinatario no cuadra, no cambias el NIF en silencio sobre el mismo fichero y lo reenvías como si fuera la misma factura corregida por debajo. El número ya salió con un NIF. La corrección se documenta. Si el rechazo dice que la base debía ser 1.000 y no 1.200, la rectificativa es de −200 de base, −42 de IVA y −30 de retención si el tipo era el 15 %. El estado de la original sigue siendo el de rechazada o el que el sistema deje al rectificar. No lo pintas de aceptada porque el cliente, por teléfono, te dijo que “da igual”.

Qué carpeta abrir dentro de unos años

La factura estructurada. El PDF de lectura, si te obligaron a acompañarlo en esos primeros doce meses del grupo que lo exige. El mensaje de aceptación o de rechazo, con su fecha de sistema, no con la de tu calendario. El mensaje de pago, si existe. El justificante bancario, que es otra cosa: demuestra que el dinero entró en tu cuenta, no que el estado electrónico se comunicara. Los dos pueden hacer falta y no se sustituyen. Un ingreso de 1.272 en el banco sin el mensaje, cuando el mensaje sea obligatorio, es un cobro huérfano. Un mensaje de pago sin el ingreso es una comunicación que todavía no cuadra con el banco. Se concilian. No se archiva uno y se tira el otro.

Numabia anota el cobro cuando el dinero entra. No anuncia que envíe estos estados. Cuando el canal exista, el mensaje tendrá que salir de la misma factura, con el mismo número. Un estado colgado de una proforma o de un presupuesto no significa nada, porque esos documentos no son la factura.