Formatos de factura electrónica UBL, CII, Facturae y Peppol, y cuál te pide cada cliente

Los formatos de factura electrónica UBL, CII, Facturae y Peppol no son cuatro nombres para el mismo PDF. UBL y CII son sintaxis. Facturae es el formato que usa la Administración española desde hace años. Peppol es una red por la que un documento estructurado viaja entre quien emite y quien recibe. El PDF, al lado, sirve para que una persona lo lea. No es ninguno de los cuatro.

El conjunto de la obligación, y quién entra antes, está en factura electrónica obligatoria B2B. El detalle de Facturae y de FACe está en Facturae. Lo que significa que te acepten o te rechacen está en Estados de la factura.

Qué lleva cada uno

UBL es una sintaxis XML muy extendida fuera y dentro de redes como Peppol. CII es la sintaxis de UN/CEFACT, también XML, con otro esquema. Las dos pueden expresar emisor, receptor, número, líneas, bases e impuestos. No se abre una con el visor de la otra esperando que se vea igual. Si un cliente te pide UBL y le mandas CII, el rechazo es de formato, no de importe.

Facturae es el formato español de factura a administraciones y, en la práctica, el que muchos organismos siguen pidiendo aunque el resto de la factura electrónica hable UBL o CII. Lleva el número, las partes, el impuesto y, cuando el destinatario es una administración, los códigos de organismo. Mandar un PDF “con el mismo contenido” a un registro que pide Facturae es no haber facturado por ese canal.

Peppol no es un archivo que guardes con extensión propia. Es la red. Quien está en la red tiene un identificador y un punto de acceso. El documento que cruza puede ser UBL. Decir “te lo mando por Peppol” sin estar dado de alta en un punto de acceso es decir que lo mandarás por correo.

Qué te van a pedir

Una administración suele pedir Facturae por FACe, no un UBL genérico. Una empresa grande puede pedir el formato de su red, a menudo UBL por Peppol, y rechazar el PDF aunque el importe sea correcto. Un autónomo que te paga una factura de diseño no te pide ninguno de los cuatro mientras la obligación no le alcance. Anticiparte no es mandar hoy un XML que nadie te ha pedido y que tu programa no controla.

Numabia no anuncia cuál de estos formatos emite. La factura con su número se hace en Facturación. El fichero estructurado, cuando corresponda, tiene que salir de esos mismos datos: base 1.200, IVA 252, retención 180, total 1.272, número 2026-014. No de una segunda factura reescrita en un conversor con otro número. Si el conversor cambia la base, tienes dos verdades. El trimestre solo admite una.

Guardas el fichero que enviaste y el acuse o el estado. El PDF de lectura, cuando te obliguen a acompañarlo, va al lado. No en lugar del fichero. Renombrar un PDF a “.xml” no cambia el formato. Es el mismo documento con un nombre mentiroso, y el receptor lo rechaza.

Una misma factura, cuatro formas de perderla

La 2026-014 puede existir como PDF, como Facturae, como UBL o como CII. Si generas dos ficheros y en uno la base es 1.200 y en el otro 1.452 porque alguien metió el IVA dentro, ya no es la misma factura. El receptor aceptará una y tu libro dirá otra. El trimestre se presenta con la del libro. El rechazo del receptor no te autoriza a cambiar el libro para que coincida con el fichero malo. Se rehace el fichero desde la factura, no la factura desde el fichero.

Peppol añade otro fallo posible: el identificador del destinatario. Un UBL correcto enviado al identificador de otra empresa llega, y llega mal. El formato no salva un código de participante equivocado. Facturae añade el de los tres códigos de la administración. UBL no los lleva “de serie” con el mismo nombre. Copiar un XML de un proveedor y cambiar cuatro campos a mano es la forma de dejar un namespace roto que el receptor ni siquiera abre. Si no vas a validar el fichero, no lo envíes.

Qué pedirle a quien te dice que “ya lo convierte”

Que el número de factura del fichero sea el de tu serie. Que la base, el tipo y la cuota coincidan al céntimo. Que la moneda y el NIF sean los de la factura. Que no cree una segunda numeración para “el electrónico”. Que te devuelva el fichero que envió y el acuse, no solo un pantallazo verde. Un conversor que no te deja guardar el XML te deja sin prueba el día del rechazo. Y un conversor que acepta un PDF renombrado no está convirtiendo nada.

Numabia no anuncia ese conversor. La factura se hace en la serie. El formato, cuando tengas que entregarlo, tiene que poder reconstruirse desde esos datos sin volver a teclear 1.200, 252 y 180. Si hay que teclearlos otra vez, hay dos sitios donde equivocarse, y se usarán los dos.