Qué es Facturae y cómo hacer una factura Facturae para una administración

Qué es Facturae y cómo hacer una factura Facturae se resume en un fichero, no en un PDF con otro nombre. Facturae es el formato estructurado que las administraciones españolas vienen exigiendo para recibir una factura. FACe es el punto general de entrada por el que muchas de esas facturas llegan al organismo. Formato y punto de entrada no son lo mismo. El resto de formatos, UBL y CII incluidos, está en Formatos. El marco general, en factura electrónica obligatoria B2B.

Facturar a la administración pública con FACe exige, además del fichero, el código de la oficina contable, del órgano gestor y de la unidad tramitadora. Esos tres códigos los publica el organismo. Inventarlos, o copiar los de otro ayuntamiento, produce un rechazo. El rechazo no anula el número de tu serie. Lo deja en el aire hasta que rectificas o reenvías bien, sin reutilizar el número.

Qué datos no se reescriben

La factura de verdad ya tiene emisor, destinatario, número, fecha, concepto, base e impuesto. En el ejemplo, 2026-014, base 1.200, IVA 252, retención si aplica 180, total 1.272. El fichero Facturae lleva esas mismas cifras. Si al pasarlo a XML la base pasa a 1.272 porque alguien ha sumado el IVA dentro, el organismo y tu trimestre no hablan de la misma factura.

La serie sigue en Facturación. No abras una segunda numeración “solo para el Estado”. Un trabajo, un número. El fichero es una forma de esa factura, no otra factura.

Numabia no anuncia que genere el Facturae ni que lo deposite en FACe. Cuando el destinatario es una administración, los datos salen de la factura que ya tiene número. El depósito en FACe, con los códigos del organismo y el certificado que el punto de entrada pide, es un paso que no doy por hecho dentro del programa.

Lo que suele fallar

El NIF del emisor con la letra mal. El del organismo, también. Un concepto que dice “servicios” y no dice qué se entregó. Una factura simplificada donde el organismo exige la completa. Un IBAN que no cuadra, si el fichero lo lleva para el pago. Antes de cerrar, el Validador de NIF evita el marcador B12345678, que no tiene un control válido.

El plazo de pago de una administración no es el de un cliente particular, y no lo acorto aquí a un número de días que no esté en el expediente. Si no pagan una factura ya aceptada, el camino es el de cualquier impago documentado, no emitir otra Facturae con el mismo número “de recuerdo”.

Guardas el fichero enviado, el acuse de FACe y la factura en PDF si la adjuntaste. El acuse dice que entró. No dice que esté aceptada ni que esté pagada. Esos estados van aparte.

Los códigos, antes que el diseño

El organismo publica la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Son tres. Con dos, FACe no sabe el cajón. Con los de otro expediente, la factura entra en el sitio equivocado y el rechazo llega cuando el plazo de pago que tú creías en marcha ni siquiera había empezado. Pídelos por escrito en el pedido o en el contrato. No los recuperes de una factura del año pasado si el contrato es otro, aunque el ayuntamiento sea el mismo. Las unidades cambian.

La factura lleva tu NIF, el del organismo, el número de serie, la fecha, el concepto que el pliego pueda reconocer y el importe desglosado. Un concepto “servicios profesionales” en un expediente que pedía “informe de accesibilidad del local de la calle Mayor” es un rechazo anunciado. El importe tiene que ser el del contrato o el de la certificación, no el de un presupuesto viejo que ya no vale. Si hubo un anticipo facturado, la certificación resta ese anticipo. Facturae no perdona una suma que en papel ya estaba mal.

Certificado, tamaño y versiones

El punto de entrada pide un certificado admitido. Sin él, el fichero correcto no sale de tu ordenador. No es un problema del formato. Es de identidad. El PDF adjunto, si lo piden, no sustituye al XML y no debería ir firmado “en vez de” la factura. Versión del esquema: la que el portal dice que admite hoy. Un generador antiguo puede sacar una versión que el portal ya no traga. El rechazo dirá esquema, no importe. Actualizar el esquema no te autoriza a cambiar la base.

Cuando el rechazo llega, guardas el código de error y el fichero enviado. Reenvías uno nuevo solo si el número de factura puede mantenerse según lo que el propio rechazo permita, o emites la corrección que corresponda. No lleves una hoja de cálculo paralela con “los números buenos de la administración” distintos de los de tu serie. Dentro de unos años el libro y FACe tienen que contar la misma 2026-014. Si no pueden, el problema no es el portal. Es que hubo dos facturas.