Cómo reclamar una factura impagada, en el orden que no te hace quedar en ridículo

Cómo reclamar una factura impagada tiene un orden. Saltártelo no acelera el cobro: te deja sin papeles el día que sí los necesitas. Primero mira si la factura está bien y si el dinero ha entrado. Después avisa. Después escribe una carta. Después, si quieres prueba de que la recibió, un burofax. El monitorio, cuando toque, se apoya en esa cadena, no en un wasap de hace cuatro meses.

El ejemplo es otra vez la 2026-014: 1.272 €. Si el banco tiene 1.272 €, no hay reclamación. Hay un apunte sin marcar. Si tiene 1.020 €, falta el IVA y la conversación es otra: no reclames 1.272 € como si no hubiera entrado nada. Di lo que falta.

Cliente que no paga: qué hacer el primer día

Cliente que no paga: qué hacer depende de si ha dicho algo. Si dice que el concepto está mal, paras y lo miras. A lo mejor hay que rectificar, y eso es Factura rectificativa, no un tono más seco. Si dice que paga el viernes, lo anotas y no le escribes el jueves. Si no dice nada, el aviso sale con número, importe y vencimiento.

Ese aviso no es todavía la reclamación formal. Es el correo de después del vencimiento. El texto está en Plantilla de recordatorio. Mándalo a quien paga, no solo a quien te encargó el trabajo. Adjunta el PDF que ya enviaste, el mismo, no uno nuevo con el mismo número y un detalle cambiado.

Antes de este paso, el vencimiento tenía que estar escrito. Si no lo estaba, lo estás reclamando tarde por una omisión tuya. La próxima factura se hace como está contado en Cobrar antes. Esta, se reclama igual, y aprendes.

La carta

Cuando el correo no tiene respuesta, la carta pone los hechos en un documento que puedas adjuntar después. Número de factura, concepto, importe, fecha de vencimiento, y un plazo concreto para pagar o para discutir el importe por escrito. En el modelo son siete días naturales. Si en el contrato había otro, usa el del contrato. No copies el siete porque quede redondo y hayáis pactado quince.

El modelo, en Word y en PDF, está en Carta de reclamación. Lleva huecos, no un NIF de mentira. B12345678 es el marcador de los ejemplos: si lo dejas, la carta no identifica a nadie. No pongas un tipo de interés sacado de memoria. Si más adelante reclamas intereses de demora, que sean los que la norma publique para ese periodo. Esta carta reserva el sitio y no rellena la cifra.

Guarda el envío. Un correo con acuse, un justificante, algo que diga que salió y a qué dirección. «Yo se lo dije» no se archiva.

El burofax y el monitorio

El burofax no cobra. Prueba que reclamaste un importe, un número y un plazo. Úsalo cuando el silencio ya es la respuesta y quieres esa prueba antes de ir más lejos. El texto se parece al de la carta, con los mismos datos. No añadas insultos que un juez vaya a leer. Hechos, cifra, plazo.

El procedimiento monitorio es la vía judicial pensada para una deuda documentada: factura, y prueba de que la reclamaste. No es el primer mensaje. No es automático, no es gratis en tiempo, y no lo describo aquí como un formulario mágico. Si llegas, llega con la factura correcta, el vencimiento y la reclamación previa. Si la factura tiene el NIF mal, el monitorio hereda el error. Arréglalo antes, con una rectificativa, y reclama la factura buena.

Tampoco publiques el nombre del cliente para presionar. La deuda no se cobra en una red social, y te puede salir otra distinta.

Lo que sí puedes automatizar, y lo que no

El aviso de antes y de después del vencimiento puede salir solo, si el pendiente está bien marcado. Eso vive en Cobros. La carta y el burofax no deberían salir solos: merecen que mires el banco una última vez. Automatizar un monitorio es una mala idea que esta página no va a vestir de función.

Si facturas poco, una impagada es el mes. No la dejes «para después del trimestre». El trimestre no la cobra. Tú sí, en este orden, con los importes desglosados y sin borrar la 014 para que la lista de pendientes quede vacía. Vacía y falsa es peor que una línea en rojo.

Una reclamación con el importe desglosado

No escribas solo «me debéis 1.272 €». Escribe que la factura 2026-014, por diseño de identidad, tiene una base de 1.200 €, un IVA de 252 €, una retención de 180 € que ellos debían ingresar, y un líquido de 1.272 € que no ha entrado. Si ingresaron la retención y no te pagaron, la deuda es 1.272 €, no 1.452 €. Si no ingresaron nada y no te pagaron, sigue siendo una factura con dos obligaciones distintas: la suya de retener y la suya de pagarte. No las conviertas en un número único inventado. El que lee la carta en un departamento jurídico busca el desglose. Si no está, pide la factura otra vez y ganas tú el retraso.

Adjunta el PDF original, no uno rehecho esta mañana. Si esta mañana viste un error, primero rectificas y reclamas la correcta. Reclamar y rectificar el mismo día, sin decir cuál es la viva, es regalarle la duda. La carta dice un número de factura vigente. Uno.

El plazo de la carta empieza cuando la envías, no cuando te hartaste. Si pones siete días, cuenta siete días desde el envío que puedas demostrar. Al octavo, si no hay pago ni explicación, decides el burofax. No al cuarto, y no al mes, cuando ya no recuerdas qué PDF adjuntaste. Anótalo en el mismo sitio donde está el pendiente. Una reclamación sin fecha de envío es un borrador.

El plazo para seguir pudiendo exigir el principal, si pasan los años, está en Prescripción del impago. El paso de después del burofax, en Procedimiento monitorio. Si en medio pagan una parte, 600 €, la carta siguiente no repite 1.272 € como si nada. Dice que entraron 600 € el día que entraron y que quedan 672 €. El principal se actualiza. La factura no se parte en dos números. Sigue siendo la 014, cobrada a medias, que es un estado incómodo y real. Cerrarla en tu hoja porque «ya pagaron algo» es el error que luego no te deja reclamar el resto con la cara tranquila. Quedan 672 €. Están escritos. Se pueden perseguir. Lo que no está escrito no se persigue.