Cómo registrar un gasto de autónomo y no contar solo lo que facturas

Cómo registrar un gasto de autónomo, en la práctica, es no dejar el ticket en el bolsillo hasta el día 19. Anotas el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total. Lo pones al lado de lo que has facturado. Un programa de facturación con control de gastos te enseña las dos columnas en la misma pantalla. Si no, «he facturado 4.000» convive con un mes en el que el banco dice otra cosa.

Estudio Mar cobra 1.272 € de la 2026-014. Ese mismo mes paga 400 €, IVA incluido, de un proveedor. El resultado no es 1.272. Tampoco es 1.272 menos 400 sin mirar si esos 400 llevan un IVA que puedes soportar. Si el ticket es de 400 € al 21 % incluido, la base no es 400 menos el 21 %. Es 400 dividido entre 1,21: 330,58 € de base y 69,42 € de IVA. Restar el porcentaje es el mismo error que en la factura de ingreso, y aquí también descuadra.

La foto, no el cajón

La app para escanear tickets y facturas guarda la imagen con el apunte. El papel se destiñe. La foto, si está ligada al gasto y no suelta en la cámara, se encuentra. Escanea el día que pagas, no el día que toca el trimestre. Un mes de tickets fotografiados el día 18 sale peor que uno a la semana, y además te inventas fechas.

No hace falta escanear lo que ya te llega en PDF. Adjúntalo. El criterio es el mismo: el justificante vive con el apunte, no en descargas.

Lo que el registro no decide

No decide si el gasto es deducible. Una comida puede estar anotada y no ser deducible. Anótala igual si quieres ver el dinero, y márcala para que no entre donde no debe. Esta página no publica una lista de «lo que te puedes deducir»: esa lista, mal hecha, hace más daño que un ticket perdido. Cuando la guía exista, irá con ejemplos y con el límite, no con un sí genérico.

Tampoco presenta el modelo. El IVA soportado de esos tickets acabará en el trimestre, y el día está en el Calendario fiscal. La factura que tú emites, la que produce el ingreso, se hace en Facturación. La prueba del programa, sin tarjeta, en Precios.

Si el gasto es de un cliente de asesoría y no tuyo, no lo mezcles con el tuyo. El panel del despacho está en Asesorías. El tuyo, el de tu actividad, es el que esta pantalla resume.

Un mes con un ingreso y dos tickets

La 014 entra por 1.272 €. El mismo mes pagas el material de 48,40 € ya con el 10 % incluido: base 44 €, IVA 4,40 €. Y pagas 400 € con el 21 % incluido: base 330,58 €, IVA 69,42 €. Si anotas 48,40 y 400 como gasto sin separar la cuota, el mes parece más pobre de lo que es y el IVA soportado desaparece. Si restas el 21 % de 400 te quedas en 316 € y la cuota en 84 €, que no es lo que dice el ticket. Dividir entre 1,21 es la misma operación que en una factura de ingreso. Aquí también.

La foto del ticket de 400 € se guarda con el apunte el día que pagas, no el día 19. En el concepto escribes qué era, no «varios». Dentro de un año, «varios» no te dice si era deducible ni a qué trabajo pertenecía. El de 48,40 €, si ya te llegó en PDF, se adjunta y no se vuelve a fotografiar. Dos justificantes del mismo pago son una duplicidad, y el trimestre cuenta el IVA dos veces si no te das cuenta.

Al cerrar el mes, la pantalla tiene que poder enseñarte el ingreso emitido y estos dos gastos a la vez. Si solo ves 1.272 €, estás mirando la facturación, no el resultado. El resultado no es una cifra que esta página te calcule como «beneficio oficial». Es la diferencia que te impide gastarte el IVA y olvidar el proveedor.