Compartir facturas con mi gestor o asesoría sin vivir en el correo

Compartir facturas con mi gestor o asesoría es darle lectura del expediente, no reenviarle cada PDF el día 12. Él tiene que ver el número, la base, el tipo, la cuota y si está cobrada. Tú tienes que seguir siendo quien emite. El marco del producto está en Asesorías. Lo que la gestoría puede afirmar sobre el sistema, y lo que no, está en Verifactu para asesorías.

La factura en sí se hace como en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso, y la serie vive en Facturación.

Qué ve y qué no toca

Ve las emitidas y las de gasto que hayas subido. Descarga el trimestre para cuadrar el 303 y el 130. No reescribe la 2026-014 para que el total “pegue” con lo que él esperaba. Si la 014 dice base 1.200, IVA 252, retención 180 y total 1.272, y el ingreso en el banco fue 1.272, el expediente cuadra. Si el banco dice 1.200 porque el cliente se olvidó el IVA, el arreglo no es borrar la cuota: es reclamar los 252 o rectificar si la cuota estaba mal puesta.

El permiso de editar, si existe, se reserva a quien emite. Un acceso de lectura llega para cerrar el trimestre. Un acceso de emisión compartido entre tú y dos personas de la gestoría acaba con una serie que nadie reconoce. Uno emite. El otro lee.

El correo deja de ser el archivo

Un hilo con doce PDF, tres versiones de la misma factura y un “te reenvío la buena” no es un libro registro. El día que falta la 015, nadie sabe si no se emitió o si se quedó en un adjunto. En el panel, la 015 está o no está. El Generador de facturas no cuenta: es un borrador sin número, y enviárselo al gestor como si fuera la factura del mes le hace perder una tarde.

Los gastos van por el mismo sitio. Un ticket en el chat no es un gasto del trimestre hasta que está en el expediente, con base y cuota. Compartir solo las emitidas y dejar los gastos en el móvil es la mitad del 303.

Cuándo sí hace falta un PDF

Cuando un cliente te pide el archivo otra vez, o cuando una convocatoria, una subvención o un banco quiere el documento y no un acceso a tu programa. Lo sacas del expediente, no de una carpeta paralela donde guardaste un export antiguo con otro total. Una sola fuente. Si el gestor y tú descargáis, descargáis la misma.

Y si todavía no usáis el mismo sitio, el mínimo mientras tanto es una carpeta compartida con un archivo por número, sin “final-final”. Es peor que el acceso directo y es mejor que el hilo de correo. En cuanto el acceso exista, se cierra el hilo.

Qué le das el primer día

Acceso de lectura, no de emisión. El listado del trimestre, no un zip de doce PDF con tres repetidos. Una frase sobre qué puede descargar y qué no debe editar: si ve un error, te lo dice, y tú rectificas. No entra en la 014 a cambiar 1.272 por 1.200 porque el banco le cuadraba así. El banco cuadra cuando el cliente paga lo que la factura dice, o cuando tú rectificas si la factura estaba mal. No cuando alguien reescribe el total para que pegue.

Dile también qué gastos tiene que encontrar ahí. Si los tickets siguen en tu cámara, el 303 que te prepare va a nacer cojo y la culpa parecerá suya. Súbelos antes de pedirle el cierre. Un trimestre con las emitidas en el panel y los gastos en el chat es el mismo trabajo de siempre, con un paso extra.

Qué no hace falta reenviar

La 014, si ya está. El recordatorio de cobro, salvo que te pregunte por el pendiente. La proforma, que no es factura y le ensucia el libro. El borrador del generador, que no tiene número. Cada reenvío de “la buena” es una invitación a que archive la mala. Una fuente. Si descargáis los dos el mismo PDF, el total es el mismo: base 1.200, IVA 252, retención 180, a cobrar 1.272. Si no lo es, uno de los dos está mirando un archivo viejo y hay que tirarlo.

Cuando cierre el trimestre, el gesto es una revisión de números seguidos, no una reunión para buscar el correo del día 12. Si falta la 015, se ve en la lista. Si sobra una rectificativa sin original, también. Eso es compartir el expediente. Lo otro es compartir la ansiedad, y la ansiedad no presenta el modelo.

Si sois dos personas en el estudio y las dos emitís, el acceso del gestor no arregla que la serie tenga dos manos. Una persona emite. La otra puede preparar el borrador, y el borrador no es un número. El gestor lee. Tres personas con permiso de cambiar un total son tres versiones de la 014 y ninguna confianza en el 1.272. Dejad el permiso de emitir en una sola cuenta, aunque el estudio sea de dos. El gestor, con lectura, ve lo mismo que vería con edición y no puede estropear lo que ya salió. Si necesita que rectifiquéis, os lo dice. La rectificativa la hace quien tiene la serie, con su número nuevo, y al día siguiente ya está en el mismo sitio, sin un correo de “te paso la buena”.

Ese mismo sitio es el que evita el zip de fin de trimestre. Doce PDF, tres repetidos y uno con el total antiguo de 1.452 cuando la viva es 1.272, es el paquete que no hay que mandar. Si el gestor descarga él, descarga la viva. Tu trabajo es no dejar una copia paralela “por si acaso” en el escritorio, porque esa copia es la que luego se reenvía. Una carpeta. Un número. Un total. Lo demás se borra o se marca como borrador, y un borrador no se comparte como si fuera la 014. Si se compartió, se avisa y se sustituye el mismo día, no en el cierre.