Requisitos de una factura de gasto deducible que sí puedes llevar al trimestre

Los requisitos de una factura de gasto deducible son los de cualquier factura completa, leídos desde quien paga. Sin ellos, el banco puede haber soltado el dinero y el trimestre no puede usar ese dinero. La lista de qué gastos entran, una vez el papel es bueno, está en gastos deducibles autónomos 2027. Los de una factura tuya, que son los mismos campos vistos al revés, en Requisitos.

Los campos

Número y fecha del proveedor. Su nombre y su NIF. Tu nombre y tu NIF, en la factura completa. El concepto: qué te han dado o qué te han hecho, no la palabra “servicios” sola. La base. El tipo de IVA y la cuota. El total. Si hay retención porque tú debías retener, la base de esa retención y el tipo. Una factura de un profesional, base 1.000, IVA 210, retención 150, total 1.060, te deja un gasto de 1.000, un IVA de 210 si es deducible y un 111 de 150. Si el papel solo dice 1.060, no puedes separar nada.

El NIF se comprueba. B12345678 es el marcador de los ejemplos y el control no cuadra. El Validador de NIF está para el del proveedor y para el tuyo. Una letra mal no se “arregla en contabilidad”. Se pide otra factura.

La factura simplificada cabe cuando la norma la admite y el total, IVA incluido, no pasa del tope. El general es 400 euros. No partas un servicio de 1.200 en tres tickets de 400. Y un profesional que te presta un servicio no te lo documenta con un ticket de bar. Te lo factura.

Lo que miras antes de anotarla

Que la fecha sea del periodo en el que prestaron el servicio, no la del día que te acordaste de pedirla, si eso cambia el devengo. Que el concepto coincida con lo que de verdad compraste. Que el IVA no vaya incluido sin desglose cuando la factura es completa. Que no sea una proforma. Una proforma de un proveedor no es un gasto, igual que la tuya no es un ingreso.

En Gastos la línea lleva la base y la cuota por separado. 100 y 21, no 121. Si más adelante el proveedor rectifica, guardas la original y la rectificativa. No sustituyes el archivo. El número original del proveedor sigue siendo el que citas.

Si falta el concepto, se pide la corrección antes de deducir. Deducir y esperar a que nadie mire es un IVA soportado que puedes tener que devolver. El euro de diferencia, en una factura de 100, parece pequeño. En el trimestre en el que todas las facturas dicen “servicios”, el modelo entero se queda sin explicación.

La conservación es la misma que la de las que tú emites. Seis años es la práctica prudente, cuatro el plazo general del impuesto, y el papel tiene que poder abrirse al final de ese tiempo. Un enlace a un portal del proveedor que caduca a los noventa días no es un archivo. Descarga la factura el día que la recibes.

Una factura que se puede defender

Proveedor con nombre y NIF cuyo control cuadra. Tú, con tu NIF, no el de tu pareja ni el de la sociedad si la actividad es tuya como persona. Número y fecha. Concepto: “licencias de software del trimestre”, no “servicios”. Base 200. IVA 21 %, 42. Total 242. Si es un profesional y le retienes el 15 %, la base de la retención es 200, la retención 30, y pagas 212. Esas tres cifras, 200, 42 y 30, van a tres sitios: gasto, IVA y 111. Una factura que solo muestra 212 te obliga a pedir otra.

La simplificada de un peaje de 12 euros puede bastar cuando la operación la admite. La de un proyecto de 1.200, no. Si el proveedor te manda un ticket de 1.200, se pide factura completa. No se parte en tres tickets de 400. Y no se da por buena una proforma con el sello de “pagado”. Pagado no la convierte en factura.

El día que falta un campo

Falta el concepto. Se pide la rectificación antes de deducir. Falta tu NIF en una completa. Igual. El tipo de IVA no aparece y el total “lleva el impuesto incluido” en una operación que exigía desglose. No desgloses tú por tu cuenta y deduzcas 21 sobre 100 si el papel no lo dice. Puedes calcular cuánto sería, y esa cuenta no es la factura. La factura la corrige quien la emitió.

Si el NIF del proveedor no pasa el control, no lo deduzcas “y ya lo miraré”. B12345678 es el ejemplo de esta web y no cuadra. Un NIF real con una cifra cambiada tampoco. El validador sirve para eso, en treinta segundos, antes de archivar. Una vez archivada y declarada, el arreglo es una factura nueva o una rectificativa del proveedor, y tu libro tiene que enseñar las dos.

La fecha de la factura y la fecha del pago pueden distanciarse. Deduce en el periodo que corresponda al impuesto, no en el del extracto. Un proveedor que te factura en marzo y cobra en abril deja el IVA en el periodo de la factura, salvo la regla concreta que tu caso tenga y que el impreso te esté aplicando. No muevas el PDF a abril porque el banco está más ordenado en abril. El banco es el pago. La factura es la factura.

Un proveedor extranjero puede no mandarte un IVA español, y eso no te autoriza a inventar una cuota de 21 para deducirla. Si no hay cuota española, no hay cuota que restar en el 303. La base, si el gasto es deducible, sigue su camino en el rendimiento. Mezclar las dos por simetría con una factura nacional es crear un IVA soportado que nadie te repercutió. El papel manda, también cuando el papel trae un impuesto de otro sitio que no es el tuyo. Pide la corrección por el mismo canal por el que te llegó la factura, y guarda esa petición.