Requisitos de una factura y datos obligatorios de una factura completa

Los requisitos de una factura completa salen del reglamento de facturación, no del diseño de la plantilla. Esta página los pone en el orden en que se leen, con un ejemplo que cuadra. El paso a paso de emitirla está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. El sitio donde la serie no se pierde es Facturación.

Si solo quieres probar el total antes de numerar, el Generador de facturas imprime un borrador y lo dice. No lo envíes como factura.

Datos obligatorios de una factura

Número y, si usas series, la serie. Fecha de expedición. Tu nombre y apellidos o razón social, y tu NIF. El nombre y el NIF del destinatario. El domicilio de ambos. La descripción de la operación, con la base. El tipo o los tipos impositivos y la cuota. La fecha de la operación, si es distinta de la de expedición. En una rectificativa, la referencia a la factura que corriges.

Eso es la lista. Un logotipo no está. Un color de marca no está. Un “gracias por tu confianza” no sustituye al concepto. Los datos obligatorios de una factura se pueden leer en voz alta y otro los puede volver a sumar.

El ejemplo que tiene que cuadrar

Estudio Mar, NIF de marcador B12345678, concepto diseño de identidad, base 1.200 euros. IVA 21 %: 252. Si el cliente es empresario y la actividad es profesional, IRPF 15 %: 180. A cobrar: 1.272. Si estás en el periodo del 7 % y lo has comunicado por escrito, la retención es 84 y a cobrar son 1.368. Si el cliente es un particular, sin retención: 1.452.

Falta uno de esos renglones y la factura no está completa, aunque el PDF sea bonito. Sobra un renglón inventado, como un recargo del 5,2 % a un estudio que no es comercio minorista, y también está mal.

Lo que la gente se salta

El NIF del cliente “porque ya lo tengo en el correo”. La fecha de la operación cuando el trabajo es de otro mes y la factura sale ahora. El tipo, cuando escribes solo el total. La cuota, cuando escribes “IVA incluido” en una factura que no es simplificada. El número, cuando el archivo se llama factura-final-v3.

La simplificada, con su tope de 400 euros IVA incluido, puede omitir al destinatario. Esa excepción está en Factura simplificada, no se aplica a una base de 1.200. La numeración, sin huecos, está en Numeración. El código que no se dibuja a mano está en Código QR.

Descripción que se entiende

“Servicios profesionales” no dice si diseñaste una identidad, si fueron ocho horas o si el periodo es un mes. Escribe el qué y el cuándo. Si hay varias líneas, cada una con su base, y el IVA se redondea por línea al céntimo antes de sumar. Una línea de 100 euros al 21 % son 21. Otra de 50 al 10 % son 5. El total de cuotas es 26, no un 21 % aplicado al conjunto.

Si el precio pactado ya llevaba el IVA, saca la base dividiendo. 1.000 con el 21 % incluido: base 826,45, cuota 173,55. Restar 210 a 1.000 deja 790 y una cuota que no es la de esa base. El requisito no es “que aparezca un porcentaje”. Es que base, tipo y cuota sean los de la operación.

Guarda la factura emitida y la que te emiten a ti. Un requisito que cumpliste el día de emitir y no puedes enseñar después es un requisito que, a efectos prácticos, no tienes. El programa, si lo usas, guarda el número. Una carpeta de descargas con tres PDF del mismo trabajo no lo hace.

Una factura que se lee en voz alta

Lee la 014 en voz alta antes de enviarla. “Factura 2026-014, de hoy, de tu nombre y tu NIF, para Estudio Mar, NIF de marcador que tienes que cambiar, por diseño de identidad, base mil doscientos, IVA al veintiuno por ciento, doscientos cincuenta y dos, retención al quince, ciento ochenta, a cobrar mil doscientos setenta y dos.” Si en algún punto dices “bueno, eso ya lo saben”, ese punto es el que falta en el papel. El cliente no está obligado a completar tu factura con el hilo del correo.

Haz lo mismo con una de dos líneas. Ocho horas a 100 euros son 800 de base. Una licencia de 400. Total base 1.200, que es el mismo ejemplo, pero ahora el concepto no es una sola frase. Cada línea lleva cantidad, precio e importe. El IVA puede ser el mismo en las dos o no. Si la licencia fuera al 10 %, la cuota de esa línea serían 40 y la del diseño, 168, y el total de IVA 208, no 252. Escribir 252 “porque el ejemplo de la guía era ese” es copiar un caso que ya no es el tuyo.

Lo que pides cuando te falta un dato

Si falta tu domicilio, no es un detalle de diseño: es un requisito de la completa. Si falta el del cliente y no estás en una simplificada, igual. Pídelo en el mismo correo en el que mandas el presupuesto, no el día que la factura ya tiene número y te da vergüenza rehacerla. Rehacerla, si todavía no se ha enviado, es mejor que enviarla coja. Si ya se envió, no se rehace: se rectifica, y el número nuevo no perdona que el primero saliera sin NIF.

El cliente extranjero no se documenta con esta lista a secas y un IVA al 21 % por inercia. El caso está en Cliente extranjero. El momento en que ya no puedes seguir sin emitir está en Cuándo facturar. Y si el importe, con IVA, no pasa de 400 euros y el caso admite la corta, el archivo es la Plantilla simplificada, no esta lista recortada a mano.

Antes de darle a enviar

Número nuevo, no el del presupuesto. Fecha de expedición y, si el trabajo es de otro mes, fecha de operación. NIF tuyo y NIF suyo, los dos con la letra o el dígito bueno. Concepto que un tercero entiende sin llamarte. Base, tipo, cuota y total que coinciden con la calculadora, no con un redondeo del chat. Retención solo si quien paga es empresario o profesional y la actividad es de las que la llevan. Mención, si no hay IVA, de la causa. En una rectificativa, el número de la original. Nada de código dibujado a mano. Nada de “servicios varios” si detrás hay un trabajo concreto de 1.200 euros.

Si quien expide es el cliente, con pacto previo, el caso es la Autofactura, y los campos no desaparecen por eso. Si uno de esos puntos falla, no envíes. Una factura completa a la primera ahorra la rectificativa, el correo de disculpa y el trimestre descuadrado por 252 euros que estaban en el PDF y no en la transferencia, o al revés.