Cómo hacer una factura a un cliente extranjero, con la factura intracomunitaria y el ROI a la vista

Cómo hacer una factura a un cliente extranjero depende de quién es y de dónde se entiende prestado el servicio. No hay un botón de “fuera de España, IVA cero”. El paso a paso de cualquier factura está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso, y la serie, en Facturación. Si la cuota es cero porque hay una exención o una inversión, la frase es la de Factura sin IVA, no un total copiado de la base.

Para ver el efecto de un tipo antes de escribirlo, la Calculadora de IVA. Cuándo estás obligado a facturar, aunque el cliente sea de fuera, en Cuándo facturar.

Empresa de otro país de la Unión

Si prestas un servicio a un empresario o profesional identificado en otro Estado miembro, lo habitual en los servicios generales es que la cuota no la declares tú: la declara él. En la factura, base y mención. Sin el NIF-IVA del cliente, comprobado, no hay factura intracomunitaria: hay una factura a la que le falta el dato que la sostiene.

El ROI es el censo de operadores intracomunitarios. La factura intracomunitaria y ROI se comprueban juntos, antes de emitir a cero, cuando la operación es de esas. Darte de alta no es un trámite decorativo que se hace después de haber emitido doce facturas a cero. Si el alta no está, no escribas la mención como si estuviera.

Ejemplo. Servicio de diseño a una agencia francesa, base 1.200 euros. Cuota de IVA española: 0, con la mención que corresponde y el NIF-IVA de la agencia. Retención española: no la practican ellos. A cobrar: 1.200. No son 1.272 “menos la retención que no existe” ni 1.452 “por si el IVA vuelve”. Son 1.200, y el modelo del trimestre reflejará la operación donde toque, no como IVA repercutido al 21 %.

Particular de fuera, y cliente de fuera de la Unión

Un particular no te entrega un NIF-IVA de operador. En servicios electrónicos, de telecomunicaciones o de radiodifusión, el IVA puede ser el del país donde él reside, con unas reglas y unos umbrales que no caben en una frase de “sin IVA”. Si no es tu caso, no copies la mención de la agencia francesa.

Un cliente empresario de fuera de la Unión, en muchos servicios, también deja la cuota española a cero, con su mención, y sin ROI porque el ROI es intracomunitario. “Extranjero” no es un país. Escribe el país y la condición del cliente en la factura, no en un pósit.

Lo que esta página no cubre

Canarias, Ceuta y Melilla usan otros impuestos. No los llamamos IVA y no publicamos esa guía mientras el producto no los lleve. Un cliente de Palma sí es IVA. Un cliente de Las Palmas, no es esta factura.

Tampoco sirve una proforma con IVA cero para “ir viendo”. La proforma no se declara. La factura, cuando la emitas, llevará su número de serie y la mención definitiva, no la de un borrador de hace tres meses con un NIF que no llegaste a comprobar.

Comprueba el NIF-IVA antes de la primera factura, no en el trimestre. Un número que no existe convierte una operación bien planteada en una cuota que te pueden pedir a ti. Y guarda la comprobación: el día que pregunten, “lo miré” no es un archivo.

Un servicio, tres clientes, tres facturas

Misma base, 1.200 euros, mismo diseño. Cliente uno: empresa de Madrid. IVA 252, retención 180, a cobrar 1.272. No es esta guía. Cliente dos: agencia en Lyon, empresaria, NIF-IVA comprobado, tú en el ROI. Cuota española 0, mención de inversión, sin retención española, a cobrar 1.200. Cliente tres: particular en Berlín que te compra el mismo diseño por encargo directo, no una plataforma. No copies la mención de Lyon. No le pidas un NIF-IVA de operador. Y no des por hecho el cero: según qué servicio sea y cómo se preste, la cuota puede ser la del país del particular. Si no lo tienes claro, no emitas a cero “porque está fuera”. Pregunta antes de gastar el número.

El error de mezclarlos es uno solo: una plantilla con la frase de Lyon guardada como predeterminada. La tercera factura sale con una mención que no le corresponde y un IVA que no ingresas. La primera, si reutilizas esa plantilla, sale sin los 252 que sí tenías que repercutir. Tres clientes, tres frases. El concepto puede repetirse. La mención, no.

Qué guardas para el trimestre

El NIF-IVA y la fecha en que lo comprobaste. El país. La condición de empresario o de particular, escrita, no supuesta porque el correo era de una marca. La factura con la mención. Si hay 349 que presentar, que salga de esta lista y no de la memoria. Una operación a cero no desaparece del trimestre: deja de aportar cuota y sigue siendo una operación. Quien declara solo “IVA repercutido 252” y esconde la de Lyon está contando la mitad del mes.

Si el banco te pide una proforma para un cobro internacional, la proforma lleva la misma lógica de cuota, sin número de serie. Cuando el dinero llegue, la factura de verdad no hereda un cero que pusiste “para el banco” si el cliente era de Madrid. Hereda el caso real. El banco no es el destinatario fiscal. El cliente, sí.

Y si el mismo mes tienes la de Lyon a 1.200 y la de Madrid a 1.272, no las sumes como “dos mil cuatrocientos de facturación” en una sola cuota. Una aporta cero de IVA español y la otra aporta 252. El ingreso del 130, si ambas bases cuentan, suma las bases, no los totales cobrados. 1.200 más 1.200 son 2.400 de base. El banco enseña 1.200 más 1.272, que son 2.472, y la diferencia son los 252 que no son renta ni son un error de suma. Separarlas en la carpeta, con la mención pegada a la de Lyon, es lo que evita declarar 252 de más o de menos el día del trimestre. Tampoco uses una Autofactura para poner el IVA a cero. La de Madrid no se “internacionaliza” porque el correo del cliente tenga un dominio raro. Si el NIF es español y la operación es de aquí, hay 252. Punto.