Autofactura: qué es y cuándo se usa, y por qué no vale para cualquier encargo

Autofactura: qué es y cuándo se usa cabe en una frase. La expide el destinatario, en nombre de quien hace el trabajo, porque antes lo habéis pactado por escrito y porque la norma de facturación lo permite. No es facturarte a ti mismo. No es dejar que un cliente te mande un PDF “ya hecho” sin acuerdo y sin que el caso esté entre los que el reglamento admite.

El camino ordinario, en el que el número lo pones tú, está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso y en Facturación. Los datos que no pueden faltar están en Requisitos.

Qué tiene que existir antes

Un acuerdo previo. Sin ese papel, la factura que te envía el cliente es una factura de él, o un borrador, no una autofactura tuya. El acuerdo dice que él expide por tu cuenta, durante qué periodo y sobre qué operaciones. No es un correo de “te la hago yo esta vez”.

La factura resultante lleva tus datos como emisor de la operación y los del cliente como destinatario, el número, la base y el impuesto. En el ejemplo, base 1.200, IVA 252 si la operación es interior al 21 %, y la retención que corresponda si él es empresario y la actividad es profesional. Que la redacte el cliente no cambia la cuenta: a cobrar 1.272 si hay 180 de retención, o 1.452 si no la hay.

Tiene que constar que la expide el destinatario. Una factura normal, firmada por ti, no se convierte en autofactura porque el cliente te pasó el Word.

Para qué no sirve

No sirve para evitar el alta si la actividad es habitual. No sirve para no llevar serie: la operación se registra igual, y el número no puede chocar con otra factura tuya del mismo periodo. No sirve para un particular que te paga un trabajo y no tiene por qué expedir nada. El caso típico es el de quien recibe muchas operaciones y la norma le permite documentarlas así, no el de cualquier empresa que quiere ahorrarte el trámite.

Tampoco sirve para disfrazar una operación con un cliente de otro país. Quién repercute el IVA, y si hay inversión del sujeto pasivo, está en Cliente extranjero. La autofactura no cambia el territorio ni pone el IVA a cero.

Si el cliente se equivoca en la base, la corrección no es “que me mande otra con el mismo número”. Se documenta la rectificación. Tú sigues siendo quien responde de que la operación exista y de que el importe sea el pactado. El Generador de facturas te deja comprobar 1.200, 252 y 180 antes de aceptar el PDF que te han preparado. Si las cifras no salen, no lo des por bueno porque el logotipo del cliente imponga.

Cómo se lee una bien hecha

Arriba, tus datos de quien realiza la operación, no los del cliente en el sitio del emisor. El cliente aparece como destinatario y, además, como quien expide materialmente el documento, porque así lo dice el acuerdo. El número no choca con otra factura tuya del mismo periodo. La base es la pactada. En un trabajo de 1.200, el IVA interior al 21 % son 252. Si hay retención porque él es empresario y tú profesional, 180, y a cobrar 1.272. Si el PDF que te manda dice a cobrar 1.452 y además te retiene en el banco, te está reteniendo sin reflejarlo, o al revés. No lo aceptes por educación.

El acuerdo previo dice el periodo, el tipo de operaciones y que aceptas que él expida. Un acuerdo de un año no cubre el año siguiente por inercia. Si cambia el tipo de IVA o dejas de hacer esa operación, el acuerdo se revisa. No es un poder general para que te facture cualquier cosa.

Cuando no la aceptas

Si el concepto no es el trabajo que hiciste. Si la base es la del presupuesto viejo y no la del encargo cerrado. Si el NIF es el marcador de un ejemplo o simplemente no cuadra. Si no pone que la expide el destinatario y, por tanto, parece una factura tuya que tú no has emitido y cuyo número no controlas. En ese caso pides corrección antes de registrarla. Registrarla es decir que esa es tu factura. Luego el trimestre la incluye y ya no es “un PDF que me mandaron”.

Tú sigues llevando el libro. Que no hayas tecleado el documento no te borra de la operación. Si el cliente expide tarde, el devengo no espera a su comodidad. Y si deja de expedir, el acuerdo no te impide facturar tú. La autofactura es una forma de expedir. No es una prohibición de usar tu serie cuando el pacto se rompe. El día que se rompe, el número lo pones tú, y no reutilizas el que él ya usó.

Guarda el acuerdo en la misma carpeta que las facturas que nacen de él. Sin el acuerdo, un PDF con tus datos emitido por otro parece una factura que tú no controlas, y lo es. Con el acuerdo, puedes explicar por qué el número lo puso él. Revisa al menos una de cada tanda: base, tipo, NIF y la mención de que expide el destinatario. Una de cada diez mal no es un redondeo. Es una factura que entra en tu trimestre con un error que firmaste al registrarla.

Si el cliente expide en otra lengua o con un desglose que no separa la base del IVA, pide la corrección antes de registrarla. Una autofactura ilegible no es mejor que no tener factura. Tú tienes que poder pasar la base al libro sin adivinar. Si adivinas 1.000 donde pone un total de 1.210, el trimestre queda en falso y la culpa no es del formato extranjero: es de haber registrado un papel que no entendías. Se entiende primero. Se anota después. Si dejas de trabajar con ese cliente, el acuerdo se acaba con la última operación. No queda un permiso abierto para el año siguiente.