Cuándo es obligatorio emitir factura, y el plazo para emitir una factura

Cuándo es obligatorio emitir factura: cuando la operación es con un empresario o un profesional, y también en los casos en que un particular tiene derecho a ella o la norma no te deja sustituirla por un ticket mudo. El cómo, una vez decides emitir, está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. La serie, en Facturación.

Si el importe y el caso caben en la simplificada, los límites están en Factura simplificada. Lo que no puedes omitir en la completa, en Requisitos.

A una empresa y a un particular

A una empresa o a otro autónomo, la factura no es un favor. Es el documento de la operación, y él la necesita para deducir y para su contabilidad. No esperes a que te la pida. Un diseño de base 1.200, IVA 252, retención 180 y total 1.272 se factura aunque el cliente “ya te haga la transferencia y con eso vale”. La transferencia no lleva el tipo ni la cuota.

A un particular, muchas ventas al por menor pueden documentarse con factura simplificada si no pasan el tope y el caso lo permite. Si te pide factura completa, se la das. Si la operación no admite simplificada, también. “Es un particular” no es, por sí solo, un permiso para no emitir nada.

Un cliente de otro país no te saca del deber de facturar. Cambia la mención y, a veces, quién declara la cuota. El deber de tener un número sigue ahí.

Plazo para emitir una factura

El plazo para emitir una factura, en la regla general del reglamento, acaba antes del día 16 del mes siguiente al de la operación. Una operación de marzo se expide, como tarde, el 15 del mes siguiente. No el día que te pagan, y no “cuando cierre el trimestre”. Si cobras a sesenta días, la factura no espera sesenta días: el plazo de expedición y el plazo de pago no son el mismo.

Hay operaciones en las que el reglamento afina el momento (pagos anticipados, operaciones continuadas). Un anticipo se factura cuando lo cobras, no cuando terminas el trabajo entero. Dejar el anticipo en el presupuesto hasta el final es tener un cobro sin factura.

Emitir el día 15 con los datos mal es peor que emitir el día 2 con los datos bien, pero emitir el día 20 “porque lo estaba revisando” es salir del plazo. La rectificativa, si después ves el error, tiene su propio momento: en cuanto lo conoces. No revive el plazo de la original.

Lo que no cuenta como haber emitido

Un presupuesto aceptado. Una proforma. Un correo con el importe. Un borrador del Generador de facturas, que no guarda número. Un mensaje de “te paso la factura” sin archivo. El plazo se cumple con una factura identificada, enviada o puesta a disposición del cliente, con base, tipo y cuota.

Si te falta el NIF, pídelo al cerrar el encargo, no el día 15. B12345678, el marcador de los ejemplos, no es una solución temporal: es un NIF falso. Mejor un día de retraso pidiendo el bueno que una factura en plazo que haya que rectificar entera porque el destinatario no existe.

Y si la operación es de las que no estás seguro, emite. Una factura de más, correcta, se rectifica si sobraba. Una operación sin factura no se inventa en el trimestre con una nota.

El día 15 no es una sugerencia

Una operación hecha en un mes se expide, como tarde, antes del día 16 del mes siguiente. Si el trabajo terminó el día 2, no ganas nada esperando al 15: ganas un mes de cobro perdido y un susto si el 15 cae en un cierre en el que no estás. Emitir el día 3, con el NIF bueno, es el plazo de sobra. Emitir el día 20 es fuera. No hay una prórroga porque el cliente tardó en pasarte el NIF si llevas semanas sin pedirlo. Pídelo al entregar.

El anticipo no espera a la factura final. Si el día 2 cobras 508,80 euros de un anticipo (base 480, IVA 100,80, retención 72), ese papel sale el día 2, no con la final de dentro de seis semanas. Seis semanas pueden cruzar el día 16 del mes siguiente. El ingreso ya está en el banco y la factura no existe. Eso es exactamente el caso que esta guía quiere evitar.

Quién te la puede exigir

La empresa, siempre, en la práctica y en la norma de la operación entre empresarios. El particular, cuando el reglamento le da derecho o cuando la operación no admite simplificada. Tú, respecto de ti mismo, cuando quieras dormir: una venta sin papel es un ingreso que luego no sabes si declarar. Declararlo sin factura es peor que haberla emitido tarde y rectificar el retraso con una complementaria, si toca. No prometo que la complementaria borre el retraso. Digo que el papel ausente no se fabrica en el modelo.

Un correo con el presupuesto aceptado no sustituye la expedición. Un pago por transferencia con el concepto “diseño” tampoco. El concepto del banco no tiene tipo ni cuota. La factura, sí. Si ya cobraste y no emitiste, emite hoy, no “en el trimestre”. Hoy puede seguir estando en plazo. El trimestre, a veces, ya no.

Y si emites a un cliente de fuera, el plazo no se alarga porque el NIF-IVA tarde en validarse. Validas antes. La mención se escribe en la factura que sale en plazo, no en una segunda versión sin número. La segunda versión, si corrige la primera, es una rectificativa. Mejor acertar a la primera, el día 3, con el número que toca.

Un trabajo entregado el último día del mes no gana un mes extra. El plazo mira el mes de la operación, y antes del día 16 del siguiente ya tienes que haber expedido. Si entregas un viernes y el mes cambia el domingo, no esperes a “la primera semana, con calma”. La calma cabe. El día 16, no siempre. Emite el lunes, con el NIF que pediste el viernes, y el número que tocaba. El trimestre te lo agradecerá con una factura que existe, que es el único requisito que esta página te pide cumplir a tiempo.