Cómo hacer una factura sin IVA cuando la exención es de verdad

Cómo hacer una factura sin IVA empieza por una causa, no por las ganas de que el total coincida con la base. Si el trabajo lleva el 21 %, esta no es tu factura. El orden general, cuando sí hay IVA, está en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso. Emitirla en serie, en Facturación.

La plantilla que reserva la frase es Plantilla sin IVA. Los tipos, para no llamar exento a lo que es un 10 % o un 4 %, están en Tipos de IVA.

La frase no es opcional

“IVA no incluido”, “IVA aparte” o un total igual a la base sin explicación son tres formas de que el cliente, o su gestoría, te la devuelva. La factura dice que la operación está exenta y cita la causa. No hace falta un párrafo de jurisprudencia. Hace falta que se entienda qué exención es y que sea la tuya.

Una actividad sanitaria, educativa o financiera exenta no se documenta igual que una entrega intracomunitaria ni que un servicio a un empresario de otro Estado miembro, donde la cuota puede ser cero porque la declara el destinatario. Llamar a las tres “factura sin IVA” en la conversación está bien. Ponerles la misma frase en el PDF, no. El caso del cliente de fuera está en Cliente extranjero.

El ejemplo con retención y sin ella

Base 1.200 euros. IVA: 0, con la causa escrita. Cliente empresa y actividad profesional, sin el escrito del 7 %: retención 180, a cobrar 1.020. Con el 7 % comunicado: retención 84, a cobrar 1.116. Cliente particular: sin retención, a cobrar 1.200. El cero de IVA no arrastra un cero de IRPF. Son impuestos distintos y salen de la misma base por caminos distintos.

Si dudas y pones 252 “por si acaso”, ya no es una factura sin IVA: es una factura al 21 %, y el cliente se deducirá una cuota que quizá no tocaba, o tú ingresarás una cuota que no debías repercutir. Las dos salidas son peores que preguntar antes de numerar.

Lo que no es una exención

El recargo de equivalencia no es “sin IVA”: es IVA más un recargo. Un particular no te convierte en exento. Un presupuesto tampoco. Una proforma sin IVA es una proforma, y no se declara ni con cuota ni sin ella. Y un trabajo de diseño, programación o consultoría a una empresa española, en la regla general, va al 21 %.

Tampoco sirve partir la base para que “quede pequeño”. 1.200 euros exentos son 1.200 euros con una causa. Sin causa, son 1.200 más 252.

Cuando la causa es real, la serie sigue siendo correlativa. El número no se recicla porque “esta no cuenta”. Cuenta como factura. No cuenta como cuota de IVA. La Plantilla sin IVA no rellena el artículo por ti: deja el hueco para que no se te olvide el día que tienes prisa.

Cómo se decide, antes de abrir el archivo

Haz tres preguntas y no abras la plantilla hasta la tercera. Primera: ¿la operación está exenta, no sujeta, o la cuota la declara el destinatario? Si la respuesta es “no, es un diseño para una empresa de aquí”, cierra esta guía. Segunda: ¿sabes nombrar la causa con una frase que no sea “sin IVA”? Si no la sabes, no inventes un artículo. Pregunta a quien te lleva el censo y espera. Tercera: ¿el cliente es empresario y tu actividad es profesional? Si sí, prepara la retención aunque el IVA sea cero. Base 1.200, retención 180, a cobrar 1.020. Si además estás en el 7 % con el escrito enviado, retención 84, a cobrar 1.116. El cero no se contagia.

Un caso que parece exento y no lo es: un curso suelto que das a una empresa, fuera de una actividad educativa exenta. Otro: un alquiler de un equipo. Otro: “es para una asociación”. La forma jurídica del cliente no te exime. La norma de la operación, sí o no. Si dudas entre el 21 % y el cero, el error barato es preguntar un día. El error caro es emitir a cero, que el cliente se deduzca nada, y que a ti te pidan la cuota con recargo meses después, cuando ya gastaste los 1.200.

Qué archivas junto a la factura

La frase de la causa, no solo el PDF. El alta o el criterio que te dijo que esa actividad va exenta, en un sitio donde lo encuentres. Si es una operación con cliente de otro país, la comprobación del NIF-IVA, que no vive en esta guía. Y la serie: la 014 sin IVA no autoriza a que la 015 repita número. El trimestre siguiente, quien mire el 303 verá una base y una cuota cero. Si no hay causa guardada, esa línea es la primera que preguntan.

No uses esta factura para un presupuesto “orientativo”. El presupuesto no lleva cuota, ni cero ni 252, porque no es factura. Una proforma a cero, igual: no se declara. El día que el trabajo se confirme y la causa siga siendo cierta, emites con número. Si la causa ya no es cierta porque el cliente resultó ser nacional y la operación, general, emites al 21 % y no “mantienes el cero del borrador”. El borrador no te compromete. La factura, sí.

Si el cliente te pide el desglose “aunque sea cero”, dáselo: base, tipo cero, cuota cero, causa. Un total solitario de 1.200 euros sin esas líneas es un albarán con otra cara, no una factura sin IVA. Y si más adelante rectificas porque la causa estaba mal, la rectificativa pone el IVA que faltaba, no un correo que dice “se me olvidó”. Sobre 1.200, son 252 que alguien tiene que pagar, y mejor en la factura que en un susto.

Si la causa es cierta y la retención también, no dejes el total en 1.200 por costumbre de “sin IVA, se cobra la base”. Con el 15 % se cobran 1.020. Con el 7 % comunicado, 1.116. El archivo de la plantilla tiene los dos huecos. Rellenarlos es parte de hacer la factura, no un anexo para la gestoría.