Cuánto tiempo hay que conservar las facturas emitidas y las que te han pasado

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas no es “hasta que pase el trimestre”. El plazo general para que la Administración compruebe un impuesto es de cuatro años, contados como dice la Ley General Tributaria, no desde el día que imprimiste el PDF. Los libros de los empresarios y la correspondencia se conservan seis años, según el artículo 30 del Código de Comercio. Una factura emitida es las dos cosas a la vez: soporte del IVA y papel del negocio. En la práctica guardas seis años, y no tiras el séptimo a la ligera si hay un procedimiento abierto.

El contenido mínimo de cada factura está en Requisitos. Cómo se anotan en los libros, en Libros registro. El alta de la serie, en cómo hacer una factura de autónomo paso a paso y en Facturación.

Qué se guarda

La emitida, con su número, y la rectificativa que la corrige. La recibida, con el NIF del proveedor y el IVA desglosado, si te la vas a deducir. El mensaje de envío, si el día de mañana discutes que el cliente la tuvo. No hace falta el papel si el fichero se puede abrir. Hace falta que el fichero sea la factura, no una miniatura.

En el ejemplo, la 2026-014 y el gasto de base 100 con IVA 21 viajan juntos en el trimestre, y siguen juntos en la carpeta años después. Si guardas la emitida y tiras la recibida, el 303 de aquel trimestre deja de poder explicarse. 252 menos 21 son 231 solo mientras exista el gasto.

Una proforma, un presupuesto y un albarán no sustituyen a la factura en esa carpeta. Se guardan al lado si documentan la entrega o la aceptación. El albarán firmado es lo que prueba que el trabajo llegó. La factura es lo que prueba el IVA.

Qué no alarga y qué no acorta

Pedir un aplazamiento o recibir un requerimiento interrumpe el cómputo. Tirar las facturas porque “ya presenté el modelo” no lo adelanta. El modelo es el resumen. La factura es la prueba. Sin la prueba, el resumen se queda en una cifra que no puedes reconstruir.

Tampoco hace falta conservar para siempre el borrador del generador. Ese borrador no tiene número. Lo que se conserva es la factura emitida. El Generador de facturas no es un archivo.

Si cambias de programa, exportas el histórico antes de cerrar la cuenta. Una serie que solo vive en un acceso que ya no tienes es una serie perdida, aunque el plazo de cuatro años no haya acabado. Conservar es poder abrir el PDF y el número dentro de seis años, no recordar que alguna vez facturaste.

Qué se pierde cuando cambias de móvil o de programa

El PDF estaba en un correo. El correo estaba en un teléfono que ya no tienes. El programa de origen cerró la cuenta al terminar la suscripción y el export no se hizo. A efectos prácticos no conservaste nada, aunque en su día presentaras el modelo. El justificante de presentación no trae las facturas dentro. Dice que ingresaste 231, no de qué facturas salió ese 231. Sin las facturas, un requerimiento te pide que reconstruyas el trimestre de memoria.

Antes de cerrar una herramienta, descarga el histórico de emitidas y de recibidas, con el número y el PDF, y comprueba que el recuento coincide. Diez facturas en pantalla y nueve en la carpeta es una que se quedó. No hace falta imprimir. Hace falta que el fichero abra dentro de unos años, con un formato que no dependa de una sesión. Un enlace “ver factura” que exige login en un portal ajeno no es conservación. Es un alquiler del archivo.

Emitidas, recibidas y lo que no es ninguna de las dos

Las emitidas prueban el IVA repercutido y el ingreso. Las recibidas, el soportado y el gasto. Un albarán firmado prueba la entrega y se guarda al lado, no en el libro. Un presupuesto prueba lo que se acordó. Una proforma no prueba el impuesto. Un extracto prueba el movimiento de dinero, que puede ser el cobro de una factura o la cuota de autónomos o un gasto personal. Sin la factura al lado, el extracto no dice cuál de las tres es.

Si una factura se rectifica dos años después, guardas la original y la rectificativa, y el plazo se mira con cuidado porque la rectificativa tiene su propia fecha. No tires la original porque “ya está anulada”. La anulación se entiende precisamente porque las dos siguen ahí. Y si el cliente te pide copia, se la das del mismo número, no de una versión reescrita esta mañana con otro total. La copia es copia. Otra cifra es otra factura.

Una copia que el cliente te pide años después es el mismo PDF, con el mismo número y el mismo total. No es la ocasión de corregir un concepto que ya no te gusta. Si el concepto estaba mal, la corrección es la rectificativa, que también conservas. Reenviar un archivo retocado es fabricar una segunda versión de un número que ya existe. Quien tenga las dos no sabrá cuál se declaró. Conservar incluye no reescribir. El fichero original se queda como salió, aunque te dé vergüenza el diseño.

Nombra los archivos con el número de factura, no con “definitiva final 2”. Dentro de unos años “definitiva final 2” no significa nada y 2026-014 sigue significando la misma operación. Una carpeta por año y, dentro, emitidas y recibidas separadas, basta. No hace falta un gestor documental. Hace falta que otra persona, o tú mismo mucho después, encuentre la 014 en menos de un minuto. Si tardas más, el archivo existe pero no está conservado de forma útil, y un requerimiento con plazo corto no espera a que recuerdes en qué descarga quedó. Una vez al año, abre un PDF al azar de un ejercicio anterior. Si no abre, el archivo ya no está conservado, aunque la carpeta pese lo mismo. Cámbialo de formato mientras todavía tienes el original a mano.