Libro registro de facturas recibidas y el de ingresos y gastos, columna a columna

El libro registro de facturas recibidas es la lista de lo que te han facturado: proveedor, NIF, número, fecha, base, tipo y cuota. El libro de ingresos y gastos del autónomo es la lista del rendimiento: qué entró y qué salió, en base, en el orden del devengo. No son el extracto del banco con otro nombre. Cómo se lleva sin montar una contabilidad de sociedad está en Contabilidad. Qué gastos pueden llegar a esa lista, en gastos deducibles autónomos 2027.

Facturas recibidas

Cada factura de un proveedor, una línea. Número del proveedor, no uno que te inventes. Fecha. NIF. Base. Tipo. Cuota. Concepto suficiente para saber qué fue. Una rectificativa, otra línea, con su número y el de la original, y el signo que tenga. No se edita la primera para que “quede el neto”.

En el ejemplo, material de base 100 e IVA 21. Esa línea es la que permite restar 21 en el 303. Si la factura no está en el libro, el 21 no tiene de dónde salir. Si está duplicada, restas 42. Las dos cosas se ven el día de la presentación, no el día del requerimiento, si el libro está al día.

Una factura simplificada que sí valga se anota con los datos que trae. Una que no valga no se anota como si valiera. El criterio del papel está en Factura de gasto. El sitio de trabajo, en Gastos.

Ingresos y gastos

Aquí la columna que no puede faltar es la base del ingreso y la base del gasto, no el total cobrado. Ingreso 1.200. Gasto 100. La retención de 180 no es un gasto de esta columna. La cuota de autónomos sí puede serlo, y no lleva IVA. El IVA repercutido de 252 no es un ingreso del rendimiento. Si el libro de ingresos mezcla 1.452 porque sumaste el IVA, el 130 sale de una cifra que no es el rendimiento.

El libro de facturas emitidas, que es el hermano de las recibidas, lleva tus números de serie. No se mezcla con el de recibidas. Tu 2026-014 no es una factura recibida. Es una emitida. Ponerla en los dos sitios duplica el ingreso o el gasto según el lado en el que te equivoques.

Cuánto se guarda

Cuatro años es el plazo general para que revisen el impuesto. Seis, el de los libros y la correspondencia mercantil. El detalle de las facturas en sí está en Conservar facturas. El libro sin las facturas es un índice de papeles que no puedes enseñar. Las facturas sin el libro son un cajón que no cuadra con el modelo. Se guardan juntos, y se exportan juntos si cambias de programa.

Un trimestre se cierra cuando las líneas de ese periodo no se mueven más, salvo una rectificativa posterior, que entra en su fecha. Reabrir el libro para cambiar una base “porque el 130 salía alto” no es llevar libros. Es otra declaración. La cifra se corrige con el papel que la corrige, no con una celda editada.

Una semana en las dos listas

Lunes. Emites la 2026-014. Libro de emitidas: número, cliente, base 1.200, IVA 252, retención 180. Libro de ingresos y gastos: ingreso 1.200. El IVA y la retención no son el ingreso. Martes. Recibes material. Libro de recibidas: proveedor, número, base 100, IVA 21. Libro de ingresos y gastos: gasto 100. Miércoles. Te cargan la cuota, 80, sin IVA. No va al de recibidas como factura. Va al de ingresos y gastos como gasto. Jueves. Rectificas una emitida en −200 de base. Línea nueva en emitidas, y el ingreso del libro baja 200, no se edita el lunes. Viernes. Cobras 1.272. No hay línea nueva de ingreso. El ingreso ya estaba. Hay un cobro, que es tesorería.

Quien apunta el viernes como ingreso de 1.272 ha duplicado, y además ha metido el IVA y ha quitado la retención al revés de como se declara. El libro de ingresos de la semana es 1.200 − 200 + 0 del cobro, y el gasto es 100 + 80. Rendimiento 980, más lo que hubiera. El 303 mira 252 − 42 de la rectificativa − 21 del material. El banco mira otra película.

Cierre y exportación

Al cerrar el trimestre, el número de líneas de emitidas coincide con las facturas del periodo, rectificativas incluidas. El de recibidas, con las que te vas a deducir. Una línea sin PDF al lado se marca y se resuelve antes de presentar, no después. Exportas a un fichero que abre sin el programa. Si el día de mañana el acceso se acaba, el libro sigue en tu poder. Un libro que solo existe dentro de una sesión no está conservado. Está alquilado.

Seis años de libros, cuatro de plazo general del impuesto, y mientras haya un procedimiento no tiras nada de ese procedimiento. La práctica es conservadora porque el coste de guardar un fichero es nulo y el de reconstruir un trimestre no lo es. No hace falta un archivador de papel. Hace falta el fichero, el índice y la disciplina de no editar lo ya cerrado.

Un ingreso cobrado por adelantado sin factura todavía no es una línea de ingreso del libro de facturas. Es un cobro a cuenta que, cuando toque, tendrá su factura de anticipo. Apuntarlo ya como base de 480 sin número es adelantar un ingreso que el documento aún no soporta. El libro espera al número. El banco no. Por eso no se copian el uno al otro.

Numera tus apuntes si el volumen ya no cabe en la memoria, pero no sustituyas el número del proveedor por el tuyo. El de él es el que casa con su factura. El tuyo, si lo usas, es un orden interno. Los dos pueden convivir. Uno solo, el interno, no sirve cuando te piden la factura 448 del proveedor y tú la llamaste G-12. Si una línea no tiene importe en base, no está acabada. Un apunte “pendiente de euros” no es un apunte. Es un recordatorio, y el recordatorio no se suma.