Recuperar el IVA de una factura impagada con la rectificativa y el rastro de la reclamación

Recuperar el IVA de una factura impagada es modificar la base imponible, no borrar la factura ni esperar a que el banco devuelva solo la cuota. El artículo 80 de la Ley del IVA dice en qué casos un crédito se puede tratar como incobrable y qué hay que haber hecho antes. Esta página no sustituye ese artículo. Dice el orden y el papel que tienes que guardar.

La rectificativa, por diferencias o por sustitución, se hace como en cómo hacer una factura rectificativa. La reclamación previa, en Reclamar un impago. Cobrar antes de llegar a esto, en cómo cobrar facturas más rápido. El registro del impago, en Cobros.

Qué no invento

Los meses de espera y la ventana para rectificar después han cambiado en reformas distintas. No los dejo escritos como si fueran una cifra fija de esta web: no están en la ficha de fechas, y un número de meses equivocado te haría rectificar pronto o tarde. Léelos en el artículo 80 vigente el día que vayas a modificar la base, en la fuente de abajo. Lo que no cambia de un resumen a otro es el esqueleto: operación impagada, reclamación que se pueda probar, rectificativa, y la cuota que sale del trimestre en la casilla que toca, no en una nota al margen.

Si tu gestoría te da el mes concreto de tu caso, usa ese, con el artículo delante. Si un blog te da “siempre un año”, compruébalo: hay supuestos con un plazo distinto según el volumen, y copiar el que no es el tuyo es el error caro.

La factura de ejemplo

Original: base 1.200, IVA 252, retención 180, total 1.272. El trabajo está entregado. El cliente no paga. La cuota que quieres recuperar son los 252, no los 1.272 y no los 180. La retención es IRPF: no se “recupera” con la misma rectificativa de IVA. Si rectificas la operación entera porque el crédito es incobrable, los tres renglones se mueven como diga el método (diferencias por el total impagado, o sustitución), y el IVA de esa modificación es el que entra en el modelo. No hagas un abono de 252 sueltos sin tocar la base: la cuota sale de la base, y una cuota sin base es una factura que no se sostiene.

Si solo una parte está impagada, no rectifiques el total. Una base impagada de 400 euros lleva un IVA de 84. El resto, si se cobró, se queda.

El rastro

Original, rectificativa y reclamación, en el mismo expediente. La plantilla de la rectificativa está en Plantilla rectificativa. La carta, en la plantilla de reclamación que ya tienes en recursos. Sin la reclamación, la rectificativa es un papel pronto. Sin la rectificativa, la reclamación no cambia la cuota del trimestre.

No anules la factura “para dejarlo limpio” si el servicio se prestó. Anular una factura es para cuando la operación no debió existir. Aquí la operación existió. El cobro, no. Son gestos distintos y Hacienda los lee distinto.

Y no esperes al plazo del crédito civil, el de cinco años de Prescripción del impago, para acordarte del IVA. Esa lista va por libre. Cuando el artículo 80 ya no te deje modificar la base, el cliente puede seguir debiéndote el principal y tú haber ingresado una cuota que no vas a recuperar por esa vía.

252 euros no son 1.272

En la 014, lo que ingresaste de IVA son 252. Lo que el cliente te debe, si no ha pagado nada, son 1.272. Recuperar el IVA no te paga el trabajo. Te evita haber ingresado una cuota de una operación que no cobraste, si cumples el artículo. El trabajo, o lo cobras, o lo pierdes por la vía del crédito. Son dos gestiones y se hacen las dos, no una en lugar de la otra.

Si ya cobraste la base y el cliente se quedó el IVA “porque total tú ya lo declaras”, no es un impago de la cuota en el sentido de esta guía: es un pago parcial mal explicado. Lo que falta son 252 euros de la factura, o la parte que sea, y se reclaman como principal. Rectificar el IVA como si nadie hubiera pagado nada, habiendo cobrado 1.020, es descuadrar una operación que está a medias. Escribe lo cobrado y lo pendiente antes de tocar la base.

El orden, para no rectificar dos veces

Reclamas y guardas la prueba. Esperas lo que el artículo vigente diga que hay que esperar, leído ese día, no de memoria. Emites una sola rectificativa, por el importe impagado, no por el total si una parte entró. La metes en el trimestre en que la emites. No editas la 014. No haces una segunda rectificativa al mes siguiente porque la primera “no se veía” en el banco: en el banco no se va a ver, porque nadie te ingresa el IVA recuperado por transferencia del cliente. Se ve en el modelo. Si no se ve, falta la rectificativa en la carpeta del trimestre, no falta un cobro.

Y si al final el cliente paga después de haber rectificado, eso también se documenta. Una cuota que recuperaste y un cobro que llega después no se quedan los dos. Quien te lleve el modelo te dirá cómo se regulariza. Tú no lo ignores: “ya lo arreglé” y luego entra el dinero es el espejo del impago, y también se declara. El expediente de la 014 no se cierra el día de la rectificativa. Se cierra cuando principal y cuota cuentan la misma historia.

Hasta ese día, no mezcles la carpeta con la de una anulación por trabajo no hecho. Aquí el trabajo se hizo. La rectificativa no dice que el diseño no existió. Dice que el crédito, o una parte, no se cobra, en los términos del artículo 80. Si el texto de la rectificativa dice “anulación por error” y el error no existió, el día que el cliente pague no tendrás una historia coherente. El motivo se escribe como es. Impago. Importe pendiente. Prueba de la reclamación al lado. Con eso, los 252 tienen un camino. Sin eso, son una cuota que ingresaste y un PDF negativo que no sabes defender.