Gastos deducibles sin factura, y los recibos que no te van a valer

Los gastos deducibles sin factura son la excepción, no el archivo por defecto. La regla de gastos deducibles autónomos 2027 sigue siendo una factura que diga quién, qué, base e impuesto. Sin eso, el gasto personal se parece demasiado al profesional, y el parecido se resuelve en contra de quien deduce.

Lo que el papel tiene que llevar cuando sí es una factura está en Factura de gasto. Donde se guarda el que pasa el filtro, en Gastos.

Lo que a veces se admite

Hay operaciones en las que la norma de facturación permite una factura simplificada, y otras en las que un justificante distinto de la factura completa puede servir para un gasto muy concreto. El caso que más se confunde es el de la manutención. Si comes por trabajo, pagas con tarjeta o con otro medio electrónico, el establecimiento es de hostelería y no pasas el tope del día, el gasto puede entrar hasta ese tope. El tope y el medio de pago están en Dietas. Un ticket en efectivo, aunque sea de 12 euros, no cumple el medio electrónico. No lo anotes.

Otro caso que no es “sin factura” aunque lo parezca: la cuota de autónomos. No te la factura un proveedor con IVA. El cargo de la Seguridad Social es el justificante. Entra como gasto de la actividad y no entra en el 303, porque no hay IVA que deducir. Confundir “no lleva IVA” con “no hace falta papel” es el atajo malo. El cargo, o el certificado, se guarda.

Un peaje, un transporte o una compra menor pueden documentarse con el justificante que esa operación usa, cuando la factura simplificada está permitida y el importe cabe. El tope general de la simplificada, 400 euros con IVA incluido, no es una invitación a partir un gasto de 1.200 en tres tickets. Eso, en una factura tuya de ingreso, ya era trampa. En un gasto, también.

Lo que se cae

El ticket del supermercado. La cena con amigos aunque pagaras con tarjeta. El material comprado a nombre de otra persona. Una captura de Bizum sin emisor, sin concepto y sin IVA. Una hoja tuya que dice “pagué 100 euros a María”. María, si es una profesional, te tiene que facturar. Si no lo es y el trabajo es habitual, el problema es anterior al papel.

Tampoco sirve la autofactura para rellenar el hueco. Autofactura es un régimen en el que el destinatario expide la factura del proveedor con pacto previo. No es un Word que fabricas porque el proveedor no te la manda. Si no te la manda, se la pides. Si no llega, el gasto no se deduce. El IVA soportado de ese gasto, tampoco.

En cifras: quieres deducir una base de 100 y un IVA de 21. Sin factura, no hay 21 que restar en el 303 ni 100 que restar en el rendimiento. El banco enseñará una salida de 121. Esa salida no es una casilla. Dejarla fuera duele menos que deducirla y devolverla con interés cuando la revisen.

El archivo de los gastos que sí tienen papel se conserva con el mismo criterio que el resto de facturas. Un justificante que solo vive en el correo del móvil, sin copia, no es un archivo. Cuando cambies de teléfono se habrá ido el único soporte del gasto.

Tres papeles y un no

Un cargo de la Seguridad Social de 80 euros. No lleva IVA. No es una factura de proveedor. Es el justificante de la cuota, y la cuota entra en el rendimiento. Se guarda el cargo. No se guarda “de memoria” porque todos los meses es parecido. Un mes la cuota cambia y el parecido era mentira.

Un ticket de comida de 18 euros, pagado con tarjeta, en un desplazamiento a un cliente, sin pernocta. Cabe bajo 26,67. Puede entrar si el resto de condiciones de la dieta se cumplen. El ticket se guarda y se anota 18, no un importe tipo. El mismo ticket en efectivo no entra. La condición es el medio, no la confianza.

Una transferencia de 300 euros a un colaborador con el concepto “trabajo”. Sin factura, no hay gasto deducible ni IVA soportado ni retención practicada. Si debías retener, además te falta el 111. El colaborador tiene que facturar. Hasta que lo haga, los 300 son un pago, no una línea del libro. No fabriques tú la factura. La autofactura no es un parche para este hueco.

Lo que pasa si los metes igual

El 303 baja por un IVA que no existe, o no baja y el rendimiento sí, y las dos declaraciones dejan de hablar. En un requerimiento enseñas el extracto y te preguntan el NIF del proveedor. No está. El gasto se cae y, si dedujiste IVA, lo devuelves. El interés del retraso no es deducible. Has convertido un papel que te daba pereza pedir en un coste mayor que el propio gasto.

Por eso la carpeta de “pendientes de factura” existe. El pago ya está hecho. La línea del libro no, hasta que el PDF llega. Si no llega en un plazo que tú te impones, reclamas el documento o asumes que no se deduce. Las dos salidas son limpias. La tercera, deducir hoy y borrar si preguntan, no lo es, porque borrar una línea ya declarada es una complementaria, no una tecla.

El Bizum de 40 euros a un conocido, concepto “material”, es el caso más fácil de colar y el más fácil de tumbar. No hay NIF, no hay IVA, no hay concepto verificable. Son 40 euros que salieron. No son 40 euros de gasto. Si el conocido te manda luego una factura de base 33,06 e IVA 6,94, entonces hay gasto, y el Bizum es el pago de esa factura, no el justificante. El orden es el papel primero o el papel enseguida. El pago solo no asciende de categoría. Si el justificante llega después de haber presentado, se incorpora en el periodo que corresponda y no se finge que estaba desde el principio.